Карен Лиланд
Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией
6
Добивайтесь целей каждый день
Вы сформулировали цели для каждой сферы жизни. Если бы можно было просто откинуться на спинку кресла и ждать, пока Вселенная исполнит все желания! Да, иногда случается так, что вы чудесным образом добиваетесь результата без особых усилий, но это скорее исключение из правила. Слишком часто бывает так, что рабочие вопросы требуют немедленного решения, а менее срочные, но не менее важные задачи остаются без внимания. Следующие четыре шага помогут вам последовательно и регулярно тратить время на достижение целей и претворение их в жизнь.
Шаг первый. Определите цель
Начните с определения цели, которой вы хотите достичь, но постоянно затрудняетесь найти на нее время. Например:
● Цель: написать статью «Как сделать презентации более живыми и интересными» для блога компании.
Шаг второй. Выделите время
Откройте календарь и внесите туда время для работы над конкретной целью. Общее правило такое: старайтесь найти не менее 15 минут, но и не более часа.
Желательно выключить в это время телефон (или по крайней мере перевести его в беззвучный режим) и закрыть почту, чтобы вас ничего не отвлекало. Если в помещении шумно, пригодятся наушники с шумоподавлением.
Шаг третий. Составьте список дел
Вы нашли время в графике? Составьте список задач, которые нужно успеть сделать за этот промежуток, чтобы достичь цели. Список может включать такие пункты:
● Изучить статистику и исследования на тему проведения презентаций.
● Связаться со Сьюзен из отдела маркетинга, у которой получаются очень увлекательные презентации, и узнать, как она к ним готовится.
● Наметить три пункта, которые я планирую изложить в статье.
● Написать черновик (никакой самокритики!).
Внимание! Сосредоточьтесь на выбранной цели и не отвлекайтесь на социальные сети.
Шаг четвертый. Будьте последовательны
Уделяйте время работе над важными целями постоянно – каждый день, каждый месяц, каждую неделю, всю жизнь. Это превратит надежду на то, что они сбудутся, в высокую вероятность.
Первые шаги к цели, особенно очень большой, можно посвятить чтению, посещению занятий или другим формам обучения. На этом этапе работа, скорее всего, будет заключаться в исследовании темы и подготовке к тому, чтобы окунуться в нее с головой.
7
Структурируйте цели и организуйте поддержку
Компания Day-Timers Inc. опубликовала исследование, участниками которого стали более тысячи человек. Оно показало, что люди добиваются целей, когда внутренняя мотивация сочетается с внешней поддержкой. Список самых популярных источников мотивации и поддержки, по мнению респондентов, выглядит так:
● 86 % человек отметили решимость идти до конца, даже когда на пути вставали трудности;
● 76 % участников дали обещание не сходить с дистанции;
● 76 % респондентов признавали неудачи и продолжали действовать;
● 71 % отвечающих сочли, что визуализация помогает добиться успеха;
● 59 % участников исследования награждали себя за достижения;
● 57 % человек рассказали о намерениях окружающим;
● 44 % респондентов установили напоминания в своих гаджетах;
● 40 % отвечающих составили пошаговый план;
● 39 % участников не проходили весь путь в одиночку, а обратились за помощью.
Джозеф Гренни, соавтор книги «Как влиять на других: Принципы, методы, примеры» (Influencer: The Power to Change Anything), разделяет эту точку зрения. При исследовании он выяснил, что люди, которые применяют как минимум четыре из шести таких стратегий, в четыре раза чаще меняют свое поведение и добиваются целей.
Действуйте целенаправленно
Недостаточно поставить цель написать роман, получить звание «Продавец года» или покорить Эверест. Достижение любой цели, какой бы она ни была, требует действий и практики, а вместе с тем – стремления и ясности. Вам необходимо определить, какие именно привычки следует развить и как изменить поведение, а затем регулярно работать над этим, чтобы сформировать новые навыки.
Придумайте подсказки
Чтобы достичь большинства поставленных целей, нужно изменить мышление и подход. Если повесить листки с подсказками на видных местах, то забыть о новых привычках станет сложно.
Поощряйте себя
Очень многие ждут конечного результата, чтобы получить награду. Мы советуем поощрять себя за достижения на всем пути к большой цели.
Найдите поддержку
Ральф Уолдо Эмерсон однажды сказал: «Наше главное желание – встретить того, кто вдохновит нас быть теми, кем мы можем быть». Когда речь идет о достижении целей, важно помнить, что к успеху редко приходят в одиночку. Партнер, команда или группа поддержки помогут не сбиться с пути, когда что-то пойдет не по плану, порадуются вашим достижениям и подбодрят в сложные моменты. Это бесценно.
Доверьтесь наставнику
Наставничество – более серьезный подход к получению поддержки, чем группа или партнер. Одни видят пользу в том, чтобы нанять профессионального наставника – человека, который обладает опытом и знаниями в нужной области. Он помогает пройти весь путь, необходимый для достижения цели. Другие находят ментора – человека, который готов делиться своим опытом и знаниями, потому что для него это способ улучшить мир.
Как бы то ни было, наставником или ментором должен стать человек, от которого вы готовы получать обратную связь по своим действиям и предложения по развитию.
Работайте на себя
Убедитесь, что выбранные цели соответствуют именно вашим убеждениям. Если опираться только на удачные идеи других, которые хотелось бы разделять и вам, то, скорее всего, ничего не выйдет. Но, если цели отражают ценности, значимые именно для вас, желание их добиться будет куда сильнее.
8
Остерегайтесь антицелей
Каждый раз, когда человек ставит перед собой цель любого масштаба, он создает и ее полную противоположность – «антицель». Антицель – всё, что может помешать реализовать ваше намерение. Обычно она вызывает страх, смятение и тревогу, дискомфорт, сомнения и растерянность. Антицель всегда соответствует цели по масштабу цели: скромные намерения обычно влекут за собой небольшую антицель, а серьезные – крупную.
К примеру, вы задались относительно малой целью – разобрать ящик рабочего стола, где хранятся документы. Вы открываете папки, о которых давно забыли, и сталкиваетесь с суровой реальностью: вы несколько лет подряд без разбора запихивали туда бумаги – отчеты, которые вы печатали, чтобы прочитать как-нибудь потом, чеки, информацию о налогах и вычетах. Вы добираетесь до дна ящика, работы не становится меньше, появляется зевота, а вместе с ней – паника. Мозг требует свежего воздуха и беззвучно кричит: «Покинуть корабль! Из этой затеи ничего не выйдет!» И вот вы сидите посреди горы бумаг, погрузившись в мрачные мысли. Так выглядит самый разгар антицели. Хочется засунуть всё обратно, захлопнуть ящик и уйти подальше.
При столкновении с антицелью (а оно неизбежно) всегда можно выбрать, куда направить внимание. Если сосредоточиться на антицели (в нашем случае – уйти), время окажется потрачено зря. Если же признать наличие антицели и сделать осознанный выбор в пользу цели, вы получите разобранный ящик с документами.
Чем серьезнее и смелее становятся цели, тем больше антицели. К примеру, вы поставили перед собой серьезную задачу – создать рабочую группу, которая разработает и внедрит стратегию улучшения качества в масштабах целой компании. Вы предлагаете коллегам присоединиться к группе, но в ответ слышите: «Вряд ли это нужно в масштабах компании. Пусть отделы сами разбираются с качеством». Приглашенные пишут отписки о том, что слишком заняты для участия в разработке стратегии. Женщина, которой вы предложили возглавить комитет, поспешно отвечает, что у нее ни одной свободной минуты, и рада бы помочь, но не может! Несмотря на благие намерения, вы столкнулись с антицелью тех же масштабов, что и цель.
Вы были воодушевлены и настроены оптимистично, но теперь вас переполняют сомнения. «Ладно, – говорите вы. – Если всем плевать, то почему я должен переживать по этому поводу?» Возможно, вы задумываетесь, стоит ли вообще работать в такой компании.
Но вы снова можете выбрать, на чем сосредоточить внимание. С одной стороны, если сфокусироваться на антицели, можно решить, будто цель была слишком амбициозной, и отказаться от нее. С другой – если сосредоточить внимание на будущем результате, у вас получится использовать намерения и навыки переговоров для того, чтобы справиться с препятствиями на пути.
Мало кто осознает, что антицель – неотъемлемая часть любого начинания. Поэтому люди слишком часто сдаются на ранних этапах. Научитесь воспринимать антицели как признак того, что вы движетесь в верном направлении. Спросите себя, что можно сделать, чтобы устранить помехи. Подумайте, кто из вашего окружения готов дать полезный совет или оказать поддержку.
9
Избавьтесь от сдерживающих привычек
Вредные привычки по управлению временем не возникают мгновенно. Те или иные модели поведения формируются постепенно и начинают влиять на жизнь человека. Ничто так не мешает достижению целей, как вредные привычки в тайм-менеджменте, которые не дают двигаться вперед. К счастью, с помощью осознанного подхода и достаточных усилий можно избавиться от пагубных привычек (на это требуется примерно три недели) и научиться лучше управлять временем. Обуздать привычки можно за пять шагов.
Шаг первый. Назовите свои вредные привычки
Взгляните на список наиболее распространенных вредных привычек в области тайм-менеджмента. Отметьте, какие присущи вам. Можете дописать свои варианты в конце списка.
● Прокрастинация, из-за которой снижается продуктивность и уходят возможности.
● Беспорядок в документах, электронных письмах, на столе или в кабинете.
● Хаотичная система ведения документов и переписки.
● Неаккуратные стопки бумаг.
● Решение вопросов в последнюю минуту.
● Громкие невыполненные обещания.
● Срыв оговоренных сроков.
● Невыполнение обещаний по поводу времени.
● Постоянные опоздания на совещания и встречи.
● Отвлечения на телефон, планшет и другие устройства.
● Неподготовленность к совещаниям.
● Отказ от ведения списка дел.
● Неумение расставлять приоритеты.
● Неумение поручать работу другим.
● Многозадачность, которая приводит к рассеянности.
Шаг второй. Определите, в чем вред
Просмотрите отмеченные вами пункты и выберите то, что вы готовы исправить. Каким образом вредная привычка влияет на вашу работу и, возможно, личную жизнь? Возьмем для примера пункт «Неподготовленность на совещаниях». Вот чем может навредить эта привычка:
● У вас нет возможности принять решение в ходе совещания.
● Вы не можете полноценно участвовать в обсуждениях.
● Вы сдерживаете развитие команды.
● Вы утрачиваете доверие коллег.
Моя вредная привычка из области тайм-менеджмента:
Негативные последствия для меня и окружающих, к которым она приводит:
Шаг третий. Найдите пользу от исправления
Подумайте о том, чем полезно изменение привычки. Как это улучшит вашу жизнь? Как скажется на коллегах, родных, друзьях? Например:
Если я начну приходить на совещания подготовленным, я буду меньше испытывать стресс. Я буду лучше разбираться в вопросах и смогу быстрее принимать решения. Окружающие сочтут меня ответственным человеком, способным работать в команде.
Положительные последствия изменения привычки будут такими:
Шаг четвертый. Разбейте привычку на части
Если присмотреться, то можно заметить, что любая вредная привычка состоит из ряда действия и мыслей. К примеру, человеку сообщают о предстоящем совещании. Вот что он делает:
● Добавляет событие в календарь и обещает себе подготовиться позже.
● Ближе к совещанию начинает нервничать и обнаруживает, что времени готовиться как следует не осталось.
● Успокаивает себя тем, что не подготовился из-за других важных неотложных дел.
Ваши вредные привычки в области тайм-менеджмента тоже состоят из ряда действий и мыслей, которые их сопровождают. Запишите их ниже.
Моя вредная привычка состоит из следующих шагов:
Шаг пятый. Решите, что делать
Проявите фантазию и придумайте, что конкретно вы можете сделать, чтобы превратить плохие привычки в хорошие. Например:
● Записывая дату совещания в календарь, установите не менее одного напоминания.
● Выделите полчаса на подготовку.
● Отнеситесь к этому как к важнейшей задаче. Не дайте другим делам отодвинуть ее на второй план.
● Настройте напоминание за полчаса до начала совещания, чтобы успеть просмотреть повестку и свои заметки по ее поводу.
Вот что конкретно я сделаю, чтобы исправить привычку:
