Карен Лиланд
Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

3
Перестаньте отрицать время

Каждый год 15 апреля миллионы американцев рвут на себе волосы, пытаясь успеть подать налоговую декларацию до полуночи. Почему они делают это в последнюю минуту? Дело в прокрастинации и отрицании, особенно – в отрицании того, сколько времени займет поиск и сортировка квитанций, оформление бумаг и подсчеты, необходимые для успешной отправки формы.

Сколько времени нужно, чтобы подготовить и заполнить налоговую декларацию? По оценке правительства, в среднем налогоплательщики тратят 28,5 часа на декларацию с постатейными вычетами и доходами от процентов, дивидендов и прироста стоимости активов.

Склонность недооценивать количество времени на то или иное дело не ограничивается серьезными вопросами вроде уплаты налогов. Она распространяется и на будничные привычки – например, опаздывать на встречи.

Корень проблем, незаметный на первый взгляд, – отрицание времени. Человеку кажется, что из точки А в точку Б он доберется быстрее, чем на самом деле. Избавиться от такого подхода и начать более точно рассчитывать время помогут следующие приемы.

Начните с конца

Начните планировать с конца, чтобы определить, сколько понадобится времени. Продумайте необходимые шаги и рассчитайте, сколько они займут. Это позволяет прояснить, что нужно сделать и к какому сроку. Например, ежегодный деловой ужин с высоким начальством начинается в 19:30 и проходит в новом модном ресторане Café du Posh. Вы продолжаете отрицать время и планируете уйти с работы в 19:00. У вас полчаса: 15 минут, чтобы доехать, и еще 15 – привести себя в порядок. Но если начать с конца, то более реалистичный план будет выглядеть так:

Если не отрицать время, уходить с работы надо в 18:40, а не в 19:00. Разница с первой оценкой – целых 20 минут!

Продумайте худший сценарий

Отрицание времени смягчает и размывает восприятие того, сколько на самом деле займет движение из пункта А в пункт Б. 10 % времени всегда должно быть в запасе – на непредвиденные случаи, изменения и задержки: если на дороге больше пробок, чем вы ожидали, нет мест для парковки, в последний момент появилась какая-то рабочая задача…

Перестаньте недооценивать мелочи

Нередко люди опаздывают из-за того, что не уделяют должного внимания мелочам, в особенности тем, которые способны замедлить переход к следующему действию. Например, вы готовитесь к выходу, но перед этим вам нужно найти кошелек, телефон, сумку и ключи, а потом ввести пункт назначения в навигатор. Все эти мелкие дела требуют времени, и их тоже следует учитывать.

4
Ведите дневник

«В сутках недостаточно часов», «У меня не хватает времени на все дела», «Свалилось столько всего, что я ничего не успеваю». Это лишь несколько фраз из длинного перечня жалоб на нехватку времени, которые постоянно звучат из уст коллег.

Действительно, зачастую надо делать много дел в очень сжатые сроки. Однако America Online и Salary.com опубликовали исследование, согласно которому сотрудники в среднем тратят на работе впустую два часа в день. Что именно съедает их время и снижает продуктивность? Вот что:

«А при чем тут я?! – воскликнете вы. – Я никогда не трачу время на работе впустую!» Но на самом деле практически у всех (даже у лучших из лучших) есть вредные привычки в обращении со временем. Они и снижают результативность работы.

Один из способов определить, на что же все-таки уходит время и где проявляются вредные привычки, вести подробный дневник действий в течение недели.

Шаг первый. Записывайте все действия

Каждый день записывайте абсолютно всё, что делаете (и по работе, и нет), и время, которое ушло на каждое действие. Делайте это весь рабочий день. Представьте, что вы – беспристрастный аудитор, задача которого – создать подробный и точный отчет об использовании времени. К примеру, если первые 15 минут в офисе уходят на обсуждение вчерашней игры «Нью-Йорк Янкиз» за чашкой кофе, запишите это в дневник. Если следующие 20 минут вы проверяете почту, запишите и это и т. д. К концу дня записи могут выглядеть так.

Шаг второй. Категоризируйте отдачу

В конце дня проанализируйте журнал и в поле «Отдача» поставьте букву «А», «Б» или «В»:

● А – я получил(а) большую отдачу по этому действию, оно приблизило меня к важной цели.

● Б – я получил(а) среднюю отдачу по этому действию, оно немного приблизило меня к важной цели.

● В – я почти не получил(а) отдачи по этому действию, оно почти не приблизило меня к важной цели.

Шаг третий. Определите цену категории «В»

Чтобы узнать цену каждого действия, рассчитайте свою часовую ставку. Вы и так ее знаете, если работаете консультантом, бухгалтером или юристом с почасовой оплатой. Если привыкли измерять зарплату годовым доходом – можете использовать следующую формулу. Предположим, вы работаете примерно 48 часов в неделю, а ваш годовой доход равен $70 000:

$70 000: 2000 (приблизительное количество часов) = $35 в час.

Вычислив почасовую ставку, подсчитайте стоимость каждого действия из категории «В»: умножьте вложенное время на ставку. Например, если ставка – $35, то 15 минут на действие категории «В» обходится вам в $9. Впишите эту сумму в колонку «Цена». Мы обращаем внимание именно на действия категории «В», так как они зачастую приносят очень скромный результат или не приносят ничего.

Шаг четвертый. Проанализируйте журнал действий за день

Чтобы понять, сколько времени каждый день уходит на не самые важные задачи, сложите минуты, потраченные на действия категории «В», и запишите их внизу таблицы. Подсчитайте стоимость этих действий. При почасовой ставке $35 заполненный журнал действий будет выглядеть следующим образом:

Из таблицы следует, что почти два часа и $71 ушли на действия категории «В». Другими словами, человек потратил два часа на то, от чего не было почти никакой отдачи.

Упражнение

Ведите дневник всю рабочую неделю, чтобы больше узнать о том, грамотно ли вы распоряжаетесь временем. Возможно, вы с удивлением обнаружите, сколько рабочих часов уходит на общение с коллегами, на чтение почты, на отвлечения и другие действия категории «В». Анализируйте записи, смотрите, на что тратите время, отмечайте вредные привычки (например, поиск дешевых авиабилетов по полчаса в день) и вносите изменения, которые позволят вам эффективнее расходовать ценный ресурс.

Распечатайте шаблон дневника в пяти экземплярах и в течение недели следите, на что уходит время.

Часть вторая
Цель – работа – результат

В суете рабочих задач и домашних забот сложно воспринимать картину целиком, поэтому большинство людей ставит только те цели, которые помогают в карьере. Однако стремление к успеху в разных областях помогает добиться баланса работы и личной жизни – и дарит удовлетворение от того, что время потрачено не зря. Попробуйте взглянуть на себя со стороны и подумать, какие цели можно поставить в разных сферах жизни:

● Финансы.

● Карьера и предпринимательство.

● Досуг и увлечения.

● Здоровье и благосостояние.

● Отношения.

● Личностное развитие.

● Совершенствование мира.

Выполните упражнение, чтобы запустить мыслительный процесс и найти для себя новые возможности.

Упражнение

Запишите все, что придет в голову при размышлении над личными целями. Не сдерживайте воображение. Главное, не поправляйте себя: возможно, появятся идеи, которых вы не ожидали. Закончив упражнение, вернитесь к записям и вычеркните все, что точно невозможно осуществить.

УПРАЖНЕНИЕ НА ПОСТАНОВКУ ЦЕЛЕЙ. Часть I

УПРАЖНЕНИЕ НА ПОСТАНОВКУ ЦЕЛЕЙ. Часть II

Формулируйте позитивно

Есть два подхода к постановке целей: определить то, к чему вы идете, или то, от чего вы уходите. Позитивная формулировка («хочу весить 56 кг») – отличный способ проложить мост в будущее. Если же формулировка будет негативной («хочу избавиться от 9 кг), вы сами сожжете мосты к успеху. Вспомните одну цель, о которой вы думали в негативном ключе, и исправьте формулировку так, чтобы она стала позитивной. Как изменится ваше отношение к цели?

5
Ставьте конкретные цели

Вы сформулировали свои цели. Настало время рассмотреть надежные способы их достичь и сложности, которые могут встретиться на пути.

В известной детской книге «Приключения Алисы в Стране чудес» главная героиня спрашивает Чеширского Кота:

– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– Это во многом зависит от того, куда ты хочешь прийти, – ответил Кот.

Цели, как известно и Чеширскому Коту, и любому грамотному бизнесмену, задают курс и помогают определить, во что вкладывать время и силы каждую минуту, час, день, иногда – всю жизнь.

Совет звучит разумно, и его придерживаются лучшие умы мира, но многие не воспринимают искусство постановки целей всерьез.

Подумать о целях или поделиться намерениями с коллегой – хорошее начало, но это не всегда приводит к результату. Например, если спросить группу из 100 человек: «Кто хочет больше денег?», то поднимется лес рук – 90 % людей любого круга разделяют это желание. Но если сказать: «Хорошо, вы нашли на улице монету, у вас больше денег», большинство не согласится и скажет: «Это не то, что мы имели в виду!»

Чтобы повысить шансы достичь целей, попробуйте сделать их максимально конкретными, в том числе установить сроки выполнения. Чем точнее цель, тем легче отследить прогресс и понять, чего вы добились. Посмотрите на такую размытую формулировку:

Я хочу улучшить навыки проведения презентаций.

Но как понять, что цель достигнута? По каким критериям оценивать, что человек стал более искусным оратором? Конкретная цель может звучать так:

За следующие полгода я хочу улучшить навыки проведения презентаций: увереннее вступать в зрительный контакт, вплетать истории в повествование и использовать презентации PowerPoint на выступлениях. Эти усилия повысят мою оценку с 6 до 8 из 10.

Возможно, мысль о такой подробной и точной формулировке наводит на вас ужас, и вы переживаете, что не уложитесь в жесткие сроки. Не волнуйтесь. Вы сами ставите себе цели, и их можно изменить в любое время. Проработка цели не означает, что она высечена в камне. Если обстоятельства изменятся, а намерения перестанут им соответствовать, можно скорректировать цель или вовсе отказаться от нее.

Записывайте цели

Запись целей помогает реализовать их. Причин этому две:

● Записанное на видном месте часто перечитывают, лучше запоминают, а оттого цель кажется более достижимой.

● Появляется то, что специалисты в нейронауке называют «эффект генерации»: человек лучше запоминает то, что он создал, чем то, что просто прочитал. Если записать конкретные и подробные цели, это поможет как следует запомнить их: мозгу потребуется больше усилий.