Елена Васильева
Налоги: законные способы оптимизировать налогообложение

Часть 11
Как организовать работу бухгалтера?

Предпринимателю с самого начала важно организовать работу бухгалтерии. Бывает, предприниматель на упрощение вспоминает о бухучете через год после того, как он начал свою предпринимательскую деятельность. То есть когда нужно сдавать отчет по упрощение.

Какие последствия такого подхода?

1. Штрафы за нес данные ежеквартальные отчеты для ООО. Это отчеты в ПФ и ФСС РФ. Если вы занимаетесь розницей, то вы пропустите регистрацию компании в качестве плательщика торгового сбора, что повлечет за собой уплату штрафа.

2. Далее, за период вашей «забывчивости» набегут пени за несвоевременную уплату авансового взноса по упрощение. Как это происходит? К марту следующего за отчетным периодом года бухгалтер рассчитает налог по упрощение. И за тот период, когда бизнесмен не вел бухгалтерию, у него появится доход, с которого нужно было заплатить авансовый платеж по упрощение. Налоговики в любом случае начислят пени за просрочку уплаты этого взноса. Если бизнесмен вспомнит про бухгалтерию еще позже, уже после сдачи отчетности, ему придется заплатить еще и штрафы за несвоевременную сдачу отчетности.

Что самое важное при организации работы бухгалтерии?

Самое важное – описание процесса документооборота в компании, распределение ответственности внутри компании и контроль за этим.

Напишите, как все будет организовано, кто кому будет передавать документы, материальные ценности, кто что будет подписывать и в какой момент, кто за что отвечает.

Пример заполненного бланка документооборота:

Возможно, ваши менеджеры будут выписывать накладные или акты в офисе и постоянный бухгалтер в штате для выписки документов будет не нужен. Есть предприниматели, которые считают, что накладные должен выписать именно бухгалтер. Лично я рекомендую, чтобы бухгалтер не находился у предпринимателя целый день, так как это неоправданно дорого.

Для оформления первичных документов (далее – первички) можно назначить и менее квалифицированного сотрудника. Это может быть молодая девушка – студентка института. Или работник пенсионного возраста, который имеет огромный опыт, хочет и готов работать, ответственный и благодарный вам за все.

Сотрудник будет выписывать первичку под чутким руководством главбуха, пока не научится это делать достаточно квалифицированно. Главный бухгалтер может приходить в офис еженедельно или ежемесячно для того, чтобы собрать все документы, проверить правильность их оформления и дать обратную связь и свои рекомендации по ведению бухучета.

Выгоды такого подхода: во-первых, контроль и ответственность останутся у главбуха, а, во-вторых, вы сэкономите на зарплате главбуха, который запросит у вас высокую зарплату за нахождение целый день в офисе. Дополнительную экономию вы получите на аренде офиса, покупке дополнительного компьютера.

Здесь обратим ваше внимание на моменты работы с главным бухгалтером и с аутсорсинговой компанией.

Главный плюс работы с бухгалтером: возможно (но не обязательно), он будет заниматься только вашими делами. Скорее всего, у бухгалтера 2,3,5, а то и 10 компаний в зависимости от умения организовываться. Ваш главбух будет все знать про вашу компанию, выслушивать вас и давать рекомендации. Надеемся, что он будет все успевать.

Выслушивая возражения о работе с аутсорсинговой компанией, мы сталкиваемся с мнением о нашей невнимательности к нюансам бизнеса и бухучета. В частности, что нашим бухгалтерам некогда выслушивать и консультировать предпринимателя. Возможно, такое бывает, особенно в начале работы, когда мы стараемся вникнуть в главное и опускаем детали. Но наш бухгалтер приедет срочно по требованию или в соответствии с предварительной договоренностью. Наши бухгалтеры достаточно опытные, чтобы помнить нюансы работы с разными компаниями и быстро переключаться с одной компании на другую.

Минус работы с бухгалтерами в том, что они в основном сами себе предоставлены. Их никто не контролирует, не консультирует и не обучает. Такого требования к ним нет. Часто бухгалтер по незнанию пропускает изменения в законодательстве. Имеет свое не всегда верное представление о том, правильно ли он ведет бухучет, какие ошибки имеют фатальные последствия, а какие не нанесут серьезного ущерба вашему предприятию. Как результат – часто предпринимателю при увольнении главбуха достается такая бухгалтерия, за восстановление которой ему приходится платить второй раз. Конечно, аутсорсинг не всегда идеален. Но у вас есть договор, по которому вам будет кому предъявить претензии и защитить свои права в суде.

В противовес ответственности аутсорсинговой компании главбухи уже несколько лет не несут никакой ответственности за ведение бухгалтерского учета. Полную ответственность несет генеральный директор.

Аутсорсинговая компания несет ответственность в рамках договора за начисленные в период совместной работы штрафы и пени и возместит их при начислении госорганами.

Планируя затраты на бухгалтерию, учитывайте дополнительную экономию при работе с аутсорсинговыми компаниями на компьютерах, аренде, взносах с зарплаты бухгалтера, на работе со справочно-правовыми программами, бухгалтерскими и программе по сдаче отчетности дистанционно.

Часть 12
Как проверить работу бухгалтера?

По данной теме я проводила семинар в течение двух часов. Постараюсь на вопрос ответить коротко.

Действующее налоговое законодательство России позволяет малому бизнесу воспользоваться одним или несколькими режимами одновременно. Общество может использовать упрощенку, вмененку, традиционку, единый сельскохозяйственный налог и патент (только для ИП).

При проверке своего главбуха вне зависимости от выбранной вами системы обращайте внимание на оформлении документации, или первички, как говорят бухгалтеры. Проведите визуальный контроль. Небрежно оформленная документация – первый признак, что работа ведется некачественно.

Что такое некачественное оформление?

1. Отсутствие надписей на папках с документами или папок вообще нет.

2. Документы разбросаны на столе.

3. Не заполнены обязательные реквизиты в документах: дата операции, подпись, расшифровка подписи, печать на накладных, актах, договорах, отчетах.

Если более половины документов от поставщиков или покупателям не заполнены и без печатей, то считайте, что у вас бухгалтерии вообще нет.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ: ВИЗУАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ

Хорошо, когда папки подписаны: на них указаны название вашей организации, перечень документов, за какой период.

Оформление документации

Если подписи и печать отсутствуют на менее 10 % документов, то все реально быстро восстановить, бухучет ведется.

Проверить бухгалтера можно в его отсутствие по ключевым точкам в базе «1C».

Итак, опишем по шагам процесс проверки.

1. Заходим в «1C» и формируем оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку). Для этого зайдите в раздел «Отчеты», Оборотно-сальдовая ведомость.

Формируем оборотку. Выбираем в меню вид отчета

2. Следующий шаг зависит от того, на какой системе налогообложения вы работаете.

3. Если традиционка, проверьте правильность начисления НДС. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку) за квартал, который прошел. Все отчеты по НДС сдаются до 25 числа следующего за отчетным кварталом: срок сдачи 1-го квартала— 25 апреля, 2-го квартала – 25 июля, 3-го квартала – 25 октября, 4-го квартала – 25 января.

ПРОВЕРЯЕМ НДС

1) Выбираем один квартал (например, 1-й квартал 2018 г.).

2) Формируем за этот период оборотку.

3) Щелкаем по счету 68.2 левой кнопкой мыши два раза.

4) Выбираем анализ счета 68.2.

Например, в мае необходимо проверить 1-й квартал. Формируйте за этот период оборотку.

Формируем оборотку. Выбираем период

Далее, щелкните по счету 68.2 левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета 68.2».

Анализ счета 68.2

Далее, в Word создайте табличку из 4 столбцов и 2 строк. Названия столбцов: период, начисление, вычет (уменьшение налога), сумма НДС к оплате.

В первую и вторую строки первого столбца заносим период – 1-й квартал.

В первую строку второго столбца заносим сумму, которую вы видите на экране при пересечении столбца «Кредит» и строки 76.

Во вторую строку второго столбца заносим число при пересечении столбца «Кредит» и строки 90.

В первую строку третьего столбца заносим то число, которое в отчете находится при пересечении столбца «Дебет» и строки 76. Если чисел нет, ставим 0.

Во вторую строку третьего столбца заносим число при пересечении столбца «Дебет» и строки 19. Если цифр нет, ставим 0.

Сумма налога, который вы должны уплатить в течение 3 месяцев квартала, следующего за отчетным, и которая отражена в декларации по НДС за отчетный квартал, должна быть такой (заполняем четвертый столбец): разница между суммами первой и второй строк второго столбца и суммами первой и второй строк третьего столбца.

ЗАНОСИМ ИНФОРМАЦИЮ ИЗ БУХУЧЕТА В ТАБЛИЦУ

4. Для того чтобы свериться с декларацией, в папке «Отчеты» находим раздел «Регламентированные отчеты», затем «Налоговая отчетность», НДС, выбираем период – 1-й квартал 2018 г.

ОТКРЫВАЕМ ДЕКЛАРАЦИЮ ПО НДС ДЛЯ СРАВНЕНИЯ

1) Отчеты/Регламентированные отчеты/ слева – Налоговая отчетность/НДС, внизу выбираем период.^[1]

2) Открываем раздел 3.

Перечень отчетов

В самом отчете откройте раздел 3. Здесь указана сумма налога. Это и есть то, что должно было у вас получиться.

Образец заполнения раздела 3 декларации по НДС

С 1 января 2019 ставка НДС – 20 % (вместо 18 %)

Раздел 3

5. Для экспресс-проверки упрощении формируем оборотку в разделе «Отчеты», «Оборотно-сальдовая ведомость», выбираем период – прошлый год. Например, если сейчас март 2019 г., формируйте оборотку за 2018 г. Если февраль 2019 г., то, скорее всего отчет еще не сформирован за 2018 г., смотрите 2017 г.

6. Здесь коротко приведем алгоритм проверки упрощении 6 %.

7. Щелкните по счету 50.01 левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета».

Столбец «Дебет»: суммируем данные по строкам 62 и 90 (если есть значения). Это ваш доход по кассе.

УСН проверяем налог. Проверяем доходы в кассе

Щелкните по счету 51 (51.01) левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета».

Столбец «Дебет»: суммируем данные по строкам 62 и 90 (если есть значения). Это ваш доход по расчетному счету.

УСН проверяем налог. Проверяем доходы

8. Для того чтобы свериться с декларацией, в папке «Отчеты» находим раздел «Регламентированные отчеты», далее «Упрощенная система налогообложения».

Выбираем период – проверяемый год (2018).

В самом отчете откройте раздел 2.2. В строке 210 указана сумма дохода из пункта.

УСН 6 % проверяем налог. Проверяем декларацию

Сверяем данные бухучета и декларации

При умножении этой строки на 6 выйдет сумма налога.

Я коротко описала процесс экспресс-проверки по двум системам налогообложения. Ежеквартально вы можете это делать за 1–2 часа.