Танзиля Гарипова
Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника

– Организация путешествий, отдыха руководителя.

Требования к кандидатам

– Наличие водительских прав

– Высокий эмоциональный тон, позитивное мышление.

– Готовность к ненормированному рабочему дню, настойчивость, умение добиваться и «дожимать», легко находить точки общения.

– Умение организовать и провести переговорный процесс.

– Интеллектуальное развитие, умение поддержать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу.

– Умение вести деловую переписку на русском и английском языках. Грамотно поставленная речь.

– Соответствующий профессиональный имидж. Презентабельная внешность.

– Дипломатичность, умение проявить осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

– Умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами, клиентами. Стрессоустойчивость, доброжелательность.

– Знание правил внутреннего трудового распорядка.

– Умение вести социальные сети.

– Оперативное выполнение задач, поставленных руководителем.

Пятый уровень заработной платы помощника составляет от 100 до 130 тысяч рублей.

Обязанности

– Прием и распределение входящих телефонных звонков.

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронные сообщения).

– Ведение архива документов, проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Выполнение поручений руководителя.

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Travel-поддержка: заказ такси и билетов, бронирование гостиниц, оформление визы.

– Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя.

– Обзор почты, входящей информации.

– Согласование визитов.

– Планирование и контроль выполнения текущих оперативных задач.

– Управление временем для их решения.

– Распределение задач между исполнителями.

– Подготовка докладов по ключевым точкам реализации задач.

– Организация приема посетителей руководства.

– Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

– Организация командировок и личных перелетов, встреч руководителя (авансовый и деловой отчеты, командировочные, сопроводительные документы, примерный план-график командировки, логистика перелетов, визовая поддержка).

– Выполнение других, в том числе личных поручений непосредственного руководителя.

– Организация деловых встреч и визитов, подготовка переговоров.

– Организация путешествия, отдыха.

– Организация и контроль мелких и крупных мероприятий.

Требования к кандидатам

– Высшее образование.

– Грамотно поставленная речь.

– Сообразительность, незаурядное мышление.

– Умение работать во всех офисных компьютерных программах.

– Умение быстро находить достоверную информацию из авторитетных изданий и первоисточников.

– Наличие водительских прав категории «В». Уверенное вождение автомобиля.

– Высокая скорость печати.

– Слепой метод набора под диктовку с последующим редактированием (выражение основной мысли руководителя).

– Свободное ориентирование в CRM.

– Опыт работы с современной оргтехникой, гаджетами, виртуальными инструментами.

– Аккуратность, внимательность к мелочам и деталям. Пунктуальность.

– Умение расставлять приоритеты, рациональный подход.

– Умение работать как самостоятельно, так и в команде.

– Хорошая память, легкая обучаемость.

– Сервисные навыки (заказ билетов, гостиниц, трансфер, организация обеда, отдыха).

– Стрессоустойчивость, многозадачность, коммуникабельность, доброжелательность, неконфликтность.

– Приятный внешний вид.

– Знание правил этикета.

– Владение Excel, умение делать презентации в PPT, написание речей.

Шестой уровень заработной платы помощника – от 140 тысяч рублей.

Обязанности

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронные сообщения).

– Ведение архива документов и проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений для компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Выполнение поручений руководителя.

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжений руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Travel-поддержка: заказ такси и билетов, бронирование гостиниц.

– Готовность к работе в режиме 7/24/365.

– Контроль выполнения работ, KPI, поручений и т. п.

– Активное участие в процессах бизнес-упаковки: разработка рекламных материалов для продвижения бизнеса, подготовка PR-кампаний, акций, конференций, выступлений на ТВ и радиоканалах, участия в тематических передачах и печатных изданиях. Собственные навыки и привлечение специалистов в съемке рекламных роликов.

– Работа с экспатами.

– Управление компанией в отсутствие руководителя.

– Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (бронирование гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т. п.).

– Работа с первыми лицами компании.

– Оформление всех необходимых документов для экспатов в России.

– Взаимодействие с домашним персоналом.

– Обеспечение жизнедеятельности компании (оплата аккаунтов, связи, интернет-услуг, рекламных кампаний, аренды, услуг внешних обслуживающих компаний; заказ канцелярских товаров, закупка продуктов и т. д.).

Требования к кандидатам

– Умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями.

– Взаимодействие с домашним персоналом и водителями. Умение выполнять задачи уровня директора.

– Свободный английский.

– Организация мероприятий (выбор площадки, формирование программы, общая координация, контроль и управление)

– Опыт работы от пяти лет.

Самый дорогой ассистент, которого мы подбирали, получал 800 тысяч рублей, но это уже скорее уровень генерального директора завода, который держит финансовые обороты и 200–300 сотрудников под своим управлением, причем делает все идеально. Важно учитывать, что чем активнее ассистент растет, развивается, тем более широкие сферы деятельности ему можно делегировать, чтобы он помогал решать уже и глобальные вопросы.

Глава 7
Просчет времени и бюджета для помощника

Каждый сотрудник компании получает определенную заработную плату, в зависимости от опыта, стажа работы в компании, выполняемых задач, рынка и так далее. Если говорить о персональных ассистентах, тут все немного сложнее.

Во-первых, в его обязанности входит много задач, которые в принципе сложно оценить: «Забронируй такой-то номер в определенном отеле на завтра», – и неважно, что сейчас разгар сезона и все номера заняты на месяц вперед. «Найди полное резюме министра финансов, у меня через 10 минут с ним разговор» – чтобы шеф смог легко завязать беседу. «Закажи конфеты, их делают в частной кондитерской где-то там в маленькой деревеньке, в Италии, потому что завтра прилетает друг» – и ты находишь, заказываешь, привозишь к званому ужину. И подобных просьб обрушивается огромное количество, независимо от времени суток и сезона.

Следовательно, чтобы рассчитать время, которое в среднем затратит персональный ассистент на решение задачи, и бюджет, необходимо понимать основной функционал. Чем более опытен ассистент, тем быстрее он справляется со сложными задачами. И в таком случае рост его заработной платы будет зависеть как от желания карьерного роста, так и – в первую очередь – от того, как он справляется с актуальными заданиями.

Прежде чем приступить к расчету времени и гонорара, нужно понять, на каком уровне находится сотрудник.

Новичок. Он только осваивается на рабочем месте и с новым для него функционалом, поэтому даже банальная задача покупки билетов требует четких инструкций и занимает какое-то время. Такой сотрудник подойдет предпринимателям, которые только выходят на определенный этап развития и бизнеса и готовы к тому, что персонал станет расти вместе с компанией и ее руководителем. Скорее всего новичок будет готов принимать участие во всех проектах и быть полноценным, заряженным членом команды. Правда, решить сложную задачу вряд ли сможет.

Сотрудник с базовыми знаниями. Этот человек уже понимает, кто такой руководитель, чем занимается ассистент и как быстро он должен выполнять порученные ему задания. Базовые навыки в должности позволяют не падать в обморок при просьбе «срочно найти отель, рейс, организовать столик в дорогом и модном ресторане за две минуты», однако и доставить тушку свежевыловленного лосося за 10 часов пока не сможет. Иными словами, помощник готов решить базовые задачи за достаточно короткий срок, но неординарное задание отнимает у него много времени. Зато с рутиной справляется отлично.

Опытный личный помощник. Это фокусник и эквилибрист в одном лице, которому по зубам любые задачи. Если вы – руководитель из категории «отправить тридцать заданий сотруднику к 9 утра, с тем, чтобы двадцать из них были сделаны к 10 (утра же)», вам нужен именно такой человек. Высокая организованность, ответственность, огромное количество налаженных связей – кажется, для него нет ничего невозможного. Понятно, что и стоит он довольно дорого.

Менеджер-управленец. Если у вас уже есть и личный ассистент, и бизнес-помощник, и секретарь, но нужен человек, который способен всех организовать, контролировать и сам решать возникающие вопросы до того, как вы о них узнали, тогда нужен управленец. Это уже не «фокусник», а человек, способный превратить хаос в управляемое и понятное пространство. По сути, партнер руководителя, взявший на себя всю рутину. И не только. Такой сотрудник решит вопрос о лоббировании закона за пару минут, но и заработная плата у него должна быть соответствующая.

Руководителю важно понимать, что ассистент – такой же сотрудник, как и остальные, хотя и находится более близко. Но все же, прежде чем нанимать его, важно понимать функционал, уровень притязаний и желаемое вознаграждение. То есть сопоставить свои желания и возможности.