Танзиля Гарипова
Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника

А сколько бывает бытовых случаев, когда ассистент буквально спасает жизнь или, во всяком случае, благополучие босса: не дает ему сесть за руль в пьяном виде, снимает стресс после скандала на работе или дома, поддерживает в трудную минуту словом и делом… Когда у предпринимателя крупный бизнес, то и неприятности, как правило, нешуточные. И не всегда здесь могут помочь домашние, а вот спокойные, здравые слова помощника иногда ложатся именно туда, куда нужно.

Так что не забывайте, что и вашему ассистенту порой могут понадобиться поддержка и участие. Не отказывайте ему в этом.

ФОРМАТЫ РАБОТЫ АССИСТЕНТОВ

Онлайн-ассистент работает дистанционно, значит, может жить как в том же городе, так и в другом, либо в пригороде. Выбор инструментов для такой работы сегодня безграничен, а помощник практически круглые сутки остается на связи с руководителем.

В удаленном режиме можно выполнить множество дел: работать в CRM-системе, вести и создавать базы, организовывать онлайн-мероприятия, обзванивать партнеров и клиентов, готовить презентации, таблицы, отчеты, еженедельные планерки команды и, само собой, вести социальные сети.

Например, у меня есть онлайн-помощница, которую за четыре года я видела воочию лишь однажды, так как до недавнего времени она жила в Мурманске. И тем не менее все это время мы замечательно сотрудничали, понимая друг друга с полуслова, с полувзгляда (хоть и через видеокамеру). А наша первая встреча стала важным и необычным событием – такое «знакомство заново» после четырехлетней совместной работы.

Хотя чаще бывает, что руководитель и онлайн-ассистент живут все же в одном городе, и тогда не составляет проблемы раз в месяц встречаться лично – такие непосредственные контакты важны и полезны для обеих сторон.

Плюсы. Начнем с того, что зарплата удаленного помощника обычно много ниже, чем того, кто каждый день рядом. Но несмотря на дистанцию, он всегда на связи, а современные средства коммуникации как бы «съедают» расстояние. То есть онлайн хорошей работе – не помеха.

Минусы. Здесь как минимум два вида рисков. Во-первых, есть люди, которые просто не способны самостоятельно выстроить свой рабочий день, им требуется постоянно быть на глазах у начальника, под неусыпным контролем. Понятно, что на такого сотрудника рассчитывать нельзя.

Во-вторых, человек может оказаться непорядочным и воспользоваться в корыстных целях и вашей базой, и любой другой информацией, которую вы ему доверили.

Офлайн-ассистент для нас пока более привычен и удобен. Он – рядом с руководителем и полностью обеспечивает работу. Причем не только в офисе, но и на выезде, например на переговорах или в командировках, если это необходимо.

Плюсы. Помощник – не просто рядом с шефом, но и в курсе дел всей компании, видит и чувствует настроения коллектива, замечает активных и перспективных сотрудников. У него всегда «свежая голова» и готовность выполнять большой объем задач.

Минусы. Собственно, кроме немаленькой зарплаты, таковых больше и нет.

Другое дело, что вы должны загружать ассистента по полной, предоставить ему возможность реализации его способностей и роста. Задача может быть трудной, но, если она интересна, хороший помощник вам только спасибо скажет.

Вопрос о том, какой именно тип ассистента и какой формат его работы вам нужен, всякий раз решается индивидуально. Прежде чем искать кандидата на эту должность, хорошо продумайте круг его задач и определите, можете ли вы его нормально загрузить. Как правило, то, подходит ли вам человек, можно понять уже во время испытательного срока.

Глава 6
Уровни помощников

Рассматривая уровень заработной платы ассистента и круг его обязанностей, мы будем ориентироваться на Москву, хотя в других городах ситуация может и отличаться, порой заметно.

Первый уровень заработной платы помощника в столице составляет от 40 до 50 тысяч рублей.

Обязанности

– Прием и распределение входящих телефонных звонков.

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронные сообщения).

– Ведение архива документов, проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений для компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Выполнение поручений руководителя.

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжений руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Travel-поддержка: заказ такси, авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Второй уровень заработной платы помощника составляет от 50 до 60 тысяч рублей.

Обязанности

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Прием и распределение входящих телефонных звонков.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронные сообщения).

– Ведение архива документов, проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений для компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжений руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Назначение, согласование, организация встреч руководителя.

– Помощь по рабочим и личным вопросам.

– Контроль выполнения поручений руководителя. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.

– Предоставление руководителю отчета о выполнении поручений.

– Travel-поддержка: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление визы.

– Фиксирование и напоминание руководителю о том, что он должен сделать, информирование его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

– Выполнение задач, поставленных директором или (в его отсутствие) заместителем.

– Входящие и исходящие звонки, организация многосторонних конференц-звонков руководства.

– Организация приема посетителей руководства: сопровождение гостей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей).

– Бронирование комнат для переговоров.

– Возможно участие в ведении переговоров.

– Сопровождение генерального директора на встречах, в поездках.

– Самостоятельное ведение переписки или переговоров с внешними организациями по вопросам, не требующим решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, как правило, уточняющего характера – для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководителя или выполнением распоряжений, не накладывающих никаких обязательств.

– Ведение личных страниц руководителя в социальных сетях.

– Работа с почтой компании и директора – сортировка почты по степени важности и срочности, переадресация писем.

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Документооборот (счета, договоры); грамотное (со всех точек зрения) составление деловых бумаг, писем, заявлений и т. д.; редактирование деловых бумаг, написанных руководителем.

– Взаимодействие с поставщиками.

– Прием входящих звонков и подтверждение заявок клиентов.

– Работа с CRM-системами.

– Решение проблем с текущими заказами клиентов.

– Приобретение подарков, заказ сувенирной продукции.

– Решение организационных вопросов по работе в офисе.

– Подготовка писем для рассылки.

– Работа над презентациями. Составление технических заданий для презентаций любого характера.

– Проверка дисциплины сотрудников (приход, уход, сбор отчетов).

– Поиск подрядчиков и контроль их деятельности.

Третий уровень заработной платы помощника составляет от 70 до 80 тысяч рублей.

Обязанности

– Прием и распределение входящих телефонных звонков.

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронные сообщения).

– Ведение архива документов, проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений для компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Выполнение поручений руководителя.

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Travel-поддержка: заказ такси и билетов, бронирование гостиниц, визы.

– SMM-поддержка.

– Общие знания в сфере маркетинга, пиара и продвижения в социальных сетях.

– Прослушивание телефонных разговоров менеджеров с клиентами, внесение замечаний и предложений, проведение анализа.

– Контроль и проверка сайта и работы телефонов, указанных на нем, работы почты; предложения по улучшению сервисов как сайта, так и в целом почты менеджеров.

– Возможно замещение руководителя кадровой службы, в период его отсутствия, по ограниченному функционалу.

– Организация внутренних праздников.

– Сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их руководителю.

– Выполнение функции водителя (в случае необходимости), разъезды на автомобиле директора для выполнения его поручений.

– Отслеживание мероприятий, форумов, куда можно было бы включить руководителя в качестве участника или партнера.

– Участие в переговорах, деловых встречах и специальных приемах, ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч и переговоров.

Требования к кандидату

– Опыт в продажах приветствуется.

– Отличные знания логики, принципов и взглядов руководителя – умение предугадывать его реакцию и решения, способность решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата.

– Навыки смежных и иных специальностей: тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, умение управлять людьми.

– Умение организовать и провести переговорный процесс. Широкий кругозор, хороший интеллектуальный уровень (умение поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу).

– Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

Четвертый уровень заработной платы помощника составляет от 90 до 100 тысяч рублей.

Обязанности

– Прием и распределение входящих телефонных звонков.

– Планирование, координация и ведение рабочего графика директора: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, контроль их исполнения, ведение и корректирование рабочего календаря.

– Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).

– Работа с документами (подготовка писем, архивация, перераспределение).

– Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, электронная почта).

– Ведение архива документов, проверка правильности и полноты его оформления.

– Создание внутренних документов, положений для компании.

– Подготовка договоров, отчетов и других документов для внутренних целей компании.

– Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).

– Работа в CRM.

– Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование, сканирование).

– Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).

– Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, расходных материалов, уход за растениями).

– Выполнение поручений руководителя.

– Запрос и получение необходимых материалов, документов, информации от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжений руководства.

– Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача ему документов, сообщений и информации (письменно или устно).

– Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов и партнеров), регулярное ее обновление.

– Travel-поддержка: заказ такси, авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, визы.

– SMM-поддержка (поиск подрядчиков, ведение личной страницы руководителя, рабочие аккаунты). Обеспечение правильного контента, взаимодействие с посетителями.

– Фильтрация входящих звонков, назначение встреч руководителя, в том числе с сотрудниками компании.

– Планирование внутренних и внешних встреч (извещение, организация, контроль).

– Организация встреч вне офиса, бронирование ресторанов и т. д.

– Занесение и контроль задач в CRM для сотрудников, в том числе ключевых. Контроль завершения задач в CRM.

– Подготовка презентаций и взаимодействие с дизайнером. Контроль выполнения задач, поставленных руководителем сотрудникам в CRM или Trello.

– Скачивание, обновление программ для руководителя.

– Написание писем от имени руководителя внутри компании, составление регламентов и приказов по компании.

– Составление договоров.

– Выполнение срочных поручений руководителя и ключевых сотрудников компании.

– Организация мероприятий внутри компании (семинары руководителей).

– Организация приезда партнеров и клиентов (бронирование гостиниц, покупка билетов, организация трансфера, программы мероприятий и поездок).

– Ведение личных дел, выполнение поручений непосредственного руководителя.

– Поиск необходимой информации в интернете и вне его.

– Отчет по расходам наличных денег.

– Работа по проектам руководителя и компании.

– Осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих его непосредственного участия.

– Раскрутка новых направлений в деятельности.

– Организация эфиров на радио и ТВ, на сайтах, выступлений в журналах и прочих СМИ (по запросу).

– Выполнение функции водителя (в случае необходимости), разъезды на автомобиле директора для выполнения его поручений.

– Поиск подрядчиков (колл-центры, ленденгисты, маркетологи, HR-агентства, SЕО-специалисты, директологи, таргетологи).

– Работа с подрядчиками и их контроль (SEO-специалисты, директологи, SMM-специалисты).

– Знание основ «упаковки» сайтов, видео, презентаций.

– Анализ процессов, внесение корректировок в работу.

– Контроль задач, поставленных каждому сотруднику.

– Коммуникация с руководителями и сбор информации по достижению результатов.

– Запуск новых направлений в компании.

– Ведение деятельности и выдвижение гипотез по новым каналам и повышение текущих показателей.

– Освобождение руководителя от всех рутинных задач.

– Поиск системных ошибок и устранение их.