Ольга Демьянова
Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата
Что в результате:
● Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
● Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».
Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний.
Что в результате:
● Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе.
Три базовых качества – фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) – помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду.
Что в результате:
● Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень.
5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.
Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации.
Что в результате:
● Вы получите новый инструмент управления командой и проектами.
6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.
Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения.
Что в результате:
● Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку.
Совещание как инструмент управления
Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти.
Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.
Наиболее распространенные типы совещаний:
● еженедельные;
● стратегические;
● рабочие;
● отчетные;
● планерки;
● мозговые штурмы;
● деловые беседы и встречи;
● летучки.
Все эти типы можно объединить в четыре основные группы:
1. По продолжительности: быстрые (до 30 минут) и затяжные (более 1 часа);
2. По количеству участников: до 10 человек и более;
3. По цели: рабочие, политические и информационные;
4. По времени проведения: запланированные и незапланированные.
Планирование совещаний: обязательные атрибуты
Что нужно планировать:
● цели;
● повестку дня;
● список приглашенных;
● график;
● информационные материалы;
● ответственного за ведение протокола;
● регламент выступлений.
В первую очередь руководитель должен учитывать цели совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участников, времени и регламента.
Основные цели совещаний:
1. Новая информация – для информационного совещания:
● важные новости и изменения в политике;
● обсуждение планов и стратегий;
● краткосрочное прогнозирование;
● презентация новых продуктов и подходов;
● обсуждение бюджета;
● кадровые вопросы.
2. Контроль событий и принятие оперативных решений – для регулярных совещаний:
● основные риски и сложности;
● параметры для оценки прогресса;
● оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
● обсуждение происходящего: что идет хорошо, что требует улучшения;
● ключевые уроки и результаты действий;
● координация усилий;
● коммуникации.
3. Мотивация – творческие совещания, выработка новых подходов и командообразование:
● побуждение к действию;
● принятие коллективных решений;
● чествование индивидуальных и коллективных успехов.
Таким образом, цель влияет на тип совещания и модель его организации. Например, информационные совещания отличаются многочисленностью участников и продолжительностью во времени. Регулярные носят плановый характер, по времени они более быстрые и с ограниченным количеством участников. Творческие совещания требуют особой подготовки: организация мебели (как правило, отдельных столов), чай, кофе и неофициальная обстановка; не требуют соблюдения дресс-кода.
Матрица Эйзенхауэра для ранжирования вопросов к совещанию
Необходимо помнить, что совещание – это площадка, на которой принимаются важные решения и преодолеваются проблемы.
Матрица Эйзенхауэра – поле, где собираются все проблемы и вопросы. Они ранжируются по степени важности и срочности.
Квадрат A: важные и срочные дела
Квадрат важных и срочных дел должен быть пустым или малочисленным. Это будет свидетельствовать, что вы соблюдаете сроки выполнения. Если таких дел много – это признак неорганизованности. Примеры дел, которые можно вписывать в квадрат:
● дела, непосредственно касающиеся ваших функциональных обязанностей и влияющие на вашу результативность;
● дела, невыполнение которых может создать проблемы;
● дела, относящиеся к здоровью и психологическому климату в коллективе;
● дела, влияющие на безопасность коллектива;
● дела, результаты которых необходимо согласовать или презентовать своему руководству.
Перечислите, какие срочные и важные дела вы часто обсуждаете на совещаниях:
Квадрат B: важные, но несрочные дела
Когда поручения или дела не имеют срочности и нет конкретики, когда они должны быть выполнены, исполнитель сам назначает тайминг. В этот квадрат входят все дела, которые относятся к вашему функционалу на предприятии, дела, которые вы делаете на регулярной основе, и, как правило, их выполнение привязано к общему графику на предприятии (например, подготовка итоговой отчетности). К таким делам можно отнести и исследовательские поручения, которые требуют определенного времени, но объем трудозатрат не ясен до момента выполнения. Задачи первого и второго квадратов должны постоянно мониториться, и поэтому целесообразно вносить их в повестку совещаний.
Перечислите, какие важные, но не срочные дела вы обычно обсуждаете на совещаниях:
Квадрат C: срочные, но неважные дела
Это отвлекающие дела. Нередко они просто мешают сосредоточиться на важных задачах и снижают эффективность. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
В этот квадрат стоит вписывать:
● навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры;
● обсуждение вопросов, которые могут решить подчиненные;
● обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом;
● обсуждение отвлеченных тем.
Перечислите, какие срочные, но не важные дела вы обычно обсуждаете на совещаниях:
