Олеся Филиппова
Ритейл. Массовый подбор персонала

Заявка на подбор персонала

В каждой автоматизированной системе есть своя форма заявки на подбор, либо вы внедряете свою. Основное, что должна содержать заявка на подбор персонала – это:

– 

Должность;

– 

График работы (каждая торговая точка может отличаться в этот моменте);

– 

Причина открытия заявки на подбор;

– 

Количество открытых вакансий

– 

Дату открытия.

Всю остальную необходимую информацию по поиску новых сотрудников мы берем с вами из профиля должности.

Если у вас не настроены правила приема заявки на подбор, то вы их получаете в следующем виде: “У нас уволился сотрудник два дня назад, нам нужна СРОЧНО замена, желательно мужчина! Лет 35, если можно ровесник или постарше. У нас коллектив – мне 35, продавцу и администратору 20, старшему продавцу 21. Подыщите нам хорошего сотрудника, очень вас просим и умоляем на постоянку желательно, желательно еще с нашего района”.

Что понятно нам из данной заявки, только то, что нам необходимо найти сотрудника, мужского пола, 35-летнего возраста, проживающим в районе, где расположен магазин, рассматривающий работу на постоянной основе. То есть таким образом мы понимаем, что оценку соискателей производится по внутренним, личным оценкам.

Давайте теперь представим, что вы работаете в компании, где 2 000 магазинов и каждый магазин видит кандидата по-своему, а помнить каждые “хотелки” магазинов мы не можем. Поэтому очень важно, если у вас в компании не прописаны профили должности, то ввести правила приема заявки на подбор, чтобы административный состав магазина, понимал по каким признакам мы подбираем персонала и как правильно должна быть составлена заявка на подбор персонала.

Еще не маловажным является и то, как нам передаются вакансии, например: “Участились случаи, когда розница нам дает информацию, что требуются сотрудники, либо магазин в критической ситуации, а по факту это не так”. Очень важно, чтобы мы владели реальной информацией. Так как нам необходимо проставлять приоритетность поиска сотрудников на те или иные торговые точки. Согласитесь если вы бросили все силы на укомплектованность какого-то магазина, а по факту там никто не требуется, то вы сняли с фокуса подбор на другие магазины, которые действительно нуждаются в персонале.

В любом случае введите хотя простую форму приема заявок на подбор, которые должны высылать на рабочую почту, например:

Бюджет массового подбора

За последние годы (2020–2023) бюджет на подбор персонала в HR-департаментах занимает основную статью бюджета. Связана, это не только с тем, что рынок труда заметно изменился, но также данная тенденция обусловлена тем, что стратегия самого массового подбора в последние годы сильно изменилась и переместилась в поиск персонала с теплых лидов в сторону холодной базы. А как мы все знаем холодной поиск персонала намного трудоемкий и затратный, так как все работные сайты перешли на оплату каждого просмотренного резюме.

Компании сейчас рассматривают бюджет, как математику, так как очень тяжело спрогнозировать реальные затраты на поиск и подбор персонала на данный момент. В связи с этим расчет бюджета стал строиться по следующей формуле:

Таким образом, согласно данной формуле компании, пытаются спрогнозировать основную статью расходов на подбор персонала. А вы уже как руководитель полученную итоговую сумму раскидываете по источникам подбора, которые планируете привлекать в течение года и по месяцам, согласно сезонности оттока сотрудников из компании и сезонности продаж вашей компании, когда требуется усилении персонала на торговых точках.

Поэтому мы должны знать, а какая стоимость одного оформленного есть у вас в компании и не только в целом по компании, но и отдельно по регионам. Например:

Мы с вами просчитали на основе старых данных, что 1 оформленный сотрудник нам обходится 2 340 рублей, но при этом:

Первый регион показывает среднюю стоимость одного оформленного 2 591 рублей

А во втором регионе стоимость одного кандидата составляет 3 789 рублей

Соответственно, что я делаю в первую очередь – обращаю внимание и начинаю разбираться почему во втором регионе стоимость привлеченного сотрудника высокая. Ведь здесь возможны следующие причины: неправильно выбраны источники подбора, или не используются в полной мере все оплачиваемые источники.

Приведу вам пример бюджета отдела подбора персонала, который мы разрабатывали на 2023 год (цифры указаны примерные и для наглядности):

Как мы с вами видим из данного примера, мы закладываем следующую сезонность оттока персонала:

Апрель готовимся к оттоку кандидатов в мае – происходит отток кандидатов, которые на лето уезжают на подработки. Данная сезонность хорошо прослеживается в населенных пунктах, расположенных рядом с курортными зонами.

Июнь – усиливаем рекламную кампанию на время летнего периода, когда ощущаем летнюю сезонную нехватку персонала.

Август – готовимся к сезонному оттоку кандидатов, которые устраивались на лето. В основном это студенты.

Октябрь, ноябрь – выраженная сезонность активных продаж в ритейле, в преддверии нового года. В основном явно прослеживается в продуктовых компаниях. В вашей компании данная сезонность может прослеживаться и в другие периоды.

Мы видим с вами из примера, что план набора на 2023 год компании нам поставила 9 000 новых сотрудников. В данную цифру включены набор на новые торговые точки, которые планируются к открытиям, а также отток кандидатов, согласно текучести персонала, которая была зафиксирована в 2022 году.

Также мы видим, что компания ставит нам план по стоимости одного кандидата не дороже 1288 рублей. Но не забывайте, что данная сумма привлеченного кандидата – это простая формула расчета стоимости одного оформленного. В данную сумму как мы не включили суммы для расчета полной стоимости привлеченного сотрудника (ФОТ, телефония, автоматизация и т. д.)

Как вы, наверное, заметили в представленном примере стоимость одного привлеченного заложена очень низкая, и мы с вами, естественно, столкнемся при таком бюджетирование с его нехваткой. В таком случае нам с вами придется выходит к руководству с просьбой выделения дополнительных бюджетных денег на подбор персонала. Конечно, хорошо если у вас компания не бюрократическая и дополнительный бюджет вы согласуете спокойно и быстро.

А вот если у вас сильно бюрократическая компания, то данный процесс займет много времени. И прежде, чем выходить с ходатайством о выделение дополнительного бюджета вам необходимо будет грамотно и четко подготовится, собрав необходимую статистику и аналитику с рынка труда.

Итак, рынок труда начал испытывать трудности по привлечению персонала в апреле 2023 года. Вы как руководитель, заметив это понимаете, что усиление рекламной кампании необходимо сделать не только в апреле, но и в мае (перенос бюджета с месяца на другой месяц невозможно, мы же с вами работаем в бюрократической компании).

В связи с данной тенденцией вы принимаете решение о ходатайстве увеличения бюджета на май на определенные источники подбора, такие как “рекламная кампания в социальных сетях”, “Авито” и “HeadHunter”. Для того, чтобы обосновать увеличение бюджета на данные статьи расходов мы с вами собираем аналитические данные и пишем с вами какую рекламную кампания в социальных сетях. Например:

Авито

Вот такую статистику нам показывает сайт Авито. Какую информацию несет нам эти данные?

Мы видим, что у нас снизился показатель “просмотр объявлений” почти на 22% за последний месяц (момент запроса статистики).

При этом мы видим, что мы стали больше размещать вакансий на сайте, в связи с этим количество наших “активных объявлений” увеличилось на 24,4%.

Количество “полученных контактов” (откликов) мы стали получать меньше почти на 28%.

Показатель “добавления в избранное” уменьшился почти на 27%.

Данные результаты говорят нам о том, что наши объявления необходимо продвигать, используя платные инструменты сайта для этого, а также необходимо постоянно поднимать объявления и публиковать как можно больше вакансий. А это требует дополнительный бюджет ведь согласно полученной статистики мы делаем выводы, что соискатели стали менее активными, чем были раньше.

Что мы еще видим, из данной статистики. Мы видим, что конверсия из просмотра нашего объявления в отклик составляет всего 7,53%. Конверсия из просмотра в контакт – это процент кандидатов, которые нажали кнопку “показать телефон” или “написать в чат”. Например: ваше объявление посмотрели 100 соискателей, 5 из них написали в чат и еще 7 посмотрели ваш телефон. Таким образом, конверсия составила 12%.

Когда я вижу низкую конверсию, я начинаю также анализировать наши объявления, меняю описания, пересматриваю подачу информации в нем. Эти мероприятия также помогают поднять данную конверсию.

HeadHunter

На основе статистики, которую мы получили с сайта, мы видим, что стоимость контакта из базы (холодный поиск) остался на прежнем уровне. А вот траты на публикации выросли из-за большего количество размещений и обновлений вакансий. При этом мы видим, что продуктивность наших вакансий резко упало почти на 16%. В связи с этим нам необходимо будет запрашивать дополнительный бюджет, чтобы постоянно поднимать наши вакансии, таким образом мы увеличиваем их эффективность, за счет того, что они появляются на первом месте поиска.

Какие бывают возможные причины низкой эффективности вакансий:

– 

Нерациональные траты публикаций;

– 

Несоответствие зарплаты в вакансиях рыночным значениям (не во всех компаниях готовы данную причину к сожалению принять).

Но основное, что мы как руководители отдела подбора персонала должны проверить согласно полученное статистики с двух данных сайтов – это насколько наши условия как работодателя привлекательны для соискателя, то есть нам необходимо провести мониторинг рынка труда. Мы можем много вкладывать в рекламные кампании, агрессивно себя вести на рынке труда, но, если наши условия, как работодателя не привлекательны, соискатели не пойдут к нам активно и нам придется на постоянной основе просить дополнительный бюджет на подбор персонала.

Еще приведу один пример, как мы просчитываем, какое количество контактов нам необходимо для закупки, чтобы работа по холодной базе не останавливалась. Например, мы провели анализ по затратам на контакты за последние два месяца. Установили, что за данный период было потрачено 9 000 контактов. Всего в отделе подбора персонала работало 23 менеджера. Получаем, что 1 менеджер по подбору персонала за этот период запросил 391 контакта соискателя. А в день он запрашивал 9 новых контактов. Исходя из этого мы можем просчитать сколько нам необходимо контактов на следующий месяц.

Но если подойти более детально к данному анализу мы выясним, что в день 1 помощник менеджера по подбору запрашивает 50 контактов, 1 менеджер по подбору в день запрашивает 10 новых контактов. У нас с вами в отделе работают 9 помощников, таким образом мы понимаем, что они за день запрашивают 450 новых контактов. Специалистов по подбору у нас в штате 14 человек, в день они тратят 140 контактов. Таки образом для полноценной и эффективной работы нам всего необходимо в день 590 контактов.

Так же мы можем прогнозировать, какое количество публикация нам необходимо для покупки, чтобы наш отдел подбора персонала работал в продуктивном режиме и не экономил на размещениях вакансий на данном ресурсе. Необходимо собрать статистику и проанализировать, как мы потребляем вакансии и просчитать прогноз – какое количество вакансий нам необходимо еще.

Фарпост

Когда нам необходимо обосновать траты для данного источника, мы делаем с вами это следующим образом: “Прошу согласовать повышение бюджета на сайт Farpost.ru для поисков сотрудников на Дальнем Востоке на 50 000 рублей.

Обоснование к повышению бюджета на 50 000 рублей:

Для города Владивостока данный ресурс является единственным жизнеспособным рабочим сайтом (вспомогательные каналы помогают, но существенно не перекрывают, тот объем вакансий, который у нас есть). Ввиду того, что сервис является монополистом во Владивостоке и других площадок мы не имеем.

Для Владивостока цена любой активности на сайте достигает максимума по сравнению с остальными городами и повлиять на стоимость мы не можем.

Фиксированная цена поднятия вакансии во Владивостоке – 395 рублей, если не поднимать каждые 10 дней, они уходят в архив.

Покупка доступа к контактам стоит 9 800 рублей в месяц для Приморского края и 4 000 рублей для Хабаровского края.

Приклеивание одного объявления стоит 3 640 рублей в день на первую страницу.

Во Владивостоке более 95% всех вакансий компании закрывается только благодаря Фарпосту.

Средний расчет трат:

В данный момент у нас в работе 110 вакансий в работе, объединяя одинаковые позиции в рамках одной вакансии и объединяя вакансии по локации, мы получаем около 50 вакансий, которые нужно поднимать каждые 10 дней. В среднем это 56 250 рублей в месяц.

Кроме поднятия нам необходимо периодически приклеивать вакансии, так как холодный поиск не всегда удовлетворяет скоростью закрытия вакансий и качеством кандидатов. Мы нуждаемся в откликах, заинтересованных соискателей, а подавляющая часть кандидатов не пассивны в поисках работы, а сами откликаются на первые пять-десять заинтересовавших вакансий. Для того, чтобы быть в числе заинтересовавших вакансий, нужно приклеивание объявлений, на это уходит в среднем от 14 560 рублей в месяц, только по Владивостоку, По другим городам в среднем тратится на приклеивание от 3 000 до 10 000 рублей ежемесячно.

Итого для полноценного использования платформы тратится более 100 000 рублей. Беря во внимание, необходимость периодически покупать доступ к контактам для холодного обзвона, постоянного возрастающего числа вакансий и открытий новых магазинов, заложенные 120 000 рублей на все города Дальнего Востока, даже несмотря на все меры экономии, недостаточно.

Желаемый срок повышения бюджета на 50 000 рублей – август 2023 года, так как к данному периоду нам необходимо повысить нашу активность по закрытию вакансий”.

Рекламная кампания в социальных сетях.

Таким образом, мы составляем медиаплан на каждый день и получаем с вами общую стоимость, которая нам необходима для размещений вакансий в социальных сетях.

Также я еще рекомендую выяснить – а какие суммы тратят на рекламную кампанию в социальных сетях наши конкуренты. Данную информацию не охотно дают, но ее можно получить через агентства, с которыми вы работаете по подаче объявлений в социальных сетях. Например, вы понимаете, что ваши конкуренты тратят на рекламные кампании следующие денежные средства:

– 

Компания А тратят на данный источник подбора в месяц в среднем от 300 000 до 700 000 рублей в зависимости от сезонности. Данные денежные средства они тратят не на постоянной основе;

– 

Компания Б тратят на постоянной основе на данный источник подбора от 700 000 до 1 000 000 рублей в месяц;

– 

Компания Е тратят на постоянной основе на данную статью расходов 1 200 000 рублей.

Кроме затрат конкурентов важно еще понимать на что они их тратят, поэтому мы изучаем не только их бюджет, но как они его реализуют. Изучаем, как они проводят постинг в социальных сетях, с какой периодичностью, в каких группах; распространяют ли они листовки в почтовые ящики и в каких городах проводят данные акции; делают ли расклейку листовок в местах скопления людей и в каких регионах; проводят ли промоакции по раздаче листовок и в каких населенных пунктах данные акции делают; проводят ли рекламные кампании в автотранспортах и какие населенные пункты захватывают и т.д. Данная информация нам необходимо не только с точки зрения какие источники подбора привлекают наши конкуренты. Но и для того, чтобы не запускать аналогичные кампании в данных населенных пунктах (информация необходима если ваши условия ниже, чем у конкурентов и мы должны понимать, что они предлагают условия лучше и навряд ли мы перебьем у них аудиторию с их предложением).

Мы с вами собрали всю необходимую информацию, обосновали с вами согласно статистическим данным собранных с сайтов и идем с вами к вышестоящему руководству для того, чтобы нам выделили дополнительный бюджет.

Когда мы приходим подготовленными к процессу согласования дополнительного бюджета и обосновываем каждое увеличение на основе анализа и статистики, нам легче защитить наш бюджет, ведь мы говорим уверенно и обоснованно.

Приведу пример служебной записки на согласование дополнительного бюджета:

“В Компании бюджет на рекламную кампанию в социальных сетях для подбора персонала в декабре 2022 года не запланирован. Для увеличения откликов требуется выделить сверх бюджета в размере 1 000 000 рублей.

Факт ноября:

Получено лидов – 847;

Конверсия от лида – 9%;

Оформлений – 73;

Цена одного оформления 9589 рублей (бенчмаркинг от конкурентов – 8285 рублей). Мы на стадии анализа конверсий по источникам рекламы и эта стоимость будет снижаться.

Планируется следующие активности:

По г. М рассылка ватсап – 1000 контактов, реклама в телеграмм каналах и пабликах ВКонтакте – 72 канала коммуникаций. Итого 1440 выходов рекламной кампании;

По г. О рассылка в 11 пабликах ВКонтакте, 3 телеграмм канала. Итого 168 выходов рекламной кампании;

По г. С рекламная кампания в 47 телеграмм каналах. Итого 940 выходов рекламы;

По г. Х рекламная кампания в 16 пабликах ВКонтакте. Итого 320 выходов рекламной кампании;

По г. В реклама в 12 пабликах ВКонтакте и в 4 телеграмм каналах. Итого 320 выходов рекламной кампании.

Реклама публикуется с понедельника по пятницу во всех источников в течение месяца. Также планируется раздача листовок во всех городах присутствия – 25 000 штук. По г. В запуск рекламной кампании в 2gis. По г. У реклама на заставке местного телевидения.

Прошу вас согласовать дополнительный бюджет, который необходим для увеличения входящей воронки кандидатов, чтобы набрать необходимое количество персонала для сезона”.

Ну и немного статистики: “Почти у половины компаний в приоритете на 2023 год HR-технологии, которые вроде бы должны снизить затраты на подбор персонала, но после данного в приоритете на втором месте стоит рекрутинг по затратам. Это к вопросу о том, что рекрутинг может быть сколь угодно не важным, но бюджет на него хочешь не хочешь, а растет”.

После внедрения автоматизации обычно уменьшается стоимость найма. Раньше годовой бюджет включал в себя расходы на найм, умноженные на количество нанятых сотрудников. Теперь же, помимо этого, добавляются расходы на автоматизацию процессов. Однако в результате снижения стоимости найма путем автоматизации, мы в итоге экономим средства.

В сфере рекрутинга существуют различные кейсы и примеры расчета повышения эффективности. Например, на сайте FriendWork представлено несколько интересных кейсов: после внедрения FriendWork в компанию "Алкогольная Сибирская группа" каждый рекрутер сэкономил 38% рабочего времени в месяц, освободившись от рутинных операций. Компания "Нефтьмагистраль" увеличила конверсию от звонка до выхода кандидата на работу в два раза. Группа компаний ACHA сократила время закрытия вакансий на 20%. Все эти показатели приводят к реальной экономии денежных средств для компании.

Давайте рассмотрим пример расчета: предположим, что сотрудник вышел на работу на неделю позже, чем было запланировано. Какова будет потеря компании в денежном эквиваленте? Расчет, в данном случае, может выглядеть следующим образом: оборот компании за год, разделенный на количество сотрудников, затем разделенный на 52 недели – итого больше, чем стоит автоматизация на 1 рекрутера за год.

Давайте рассмотрим еще один пример: компания планировала расшириться, чтобы увеличить прибыль, но не смогла выполнить план по подбору новых сотрудников. Сколько денег в итоге потеряет компания? В таком случае, стоимость автоматизации процесса подбора оказывается ничтожно мала по сравнению с потерей потенциальной прибыли, которую компания могла бы получить при выполнении плана найма.

Стоимость кандидата

На данный момент данный показатель жестко отслеживается во всех компаниях. И нам как руководителям отдела необходимо его отслеживать на постоянной основе, ведь стоимость кандидата – это одна из метрик оценки эффективности работы отдела подбора персонала. Наша стоимость кандидата начинает формироваться от стоимости лида. Чем ниже стоимость лида, тем ниже стоимость кандидата.

Стоимость кандидата мы считаем как общую по всей компании, так и отдельно по каждому источнику. Источники сами стали в личных кабинетах работодателей предоставлять компаниям данную информацию. Например, авито просчитывает сколько стоил 1 лид, давая информацию за последний месяц, выглядит она следующим образом (приведу в табличный вариант):

В данном случае мы видим, что стоимость 1 теплого лида на сайте авито стоит 33 рубля. Стоимость хорошая, так как если мы ее запустим в нашу воронку мы прогнозируем уже, что стоимость кандидата с данного источника будет составлять не более 1 500 рублей.

Мы должны с вами анализировать как меняется стоимость нашего кандидата и почему это произошло.

На представленном выше примере, я подсветила красным цветом какие показатели превышают, либо наоборот низки. При любом анализе мы должны учитывать рынок труда. Норма стоимости одного лида в массовом подборе считается не более 60 рублей. Норма стоимости одного оформленного не более 2 000 рублей. В 2022 года сентябрь-ноябрь норма стоимости были превышены – это связано с изменениями, которые на тот момент чувствовал рынок труда. В январе всегда стоимость высокая, так как месяц короткий и всегда не очень благоприятный для подбора персонала.

Если вы подключили новый источник подбора, то вы тоже должны отслеживать его продуктивность и эффективность. Например, вы подключили лидогенерацию и в результате нее получили следующие цифры:

Мы видим, что на источник мы потратили 200 000 рублей, общая конверсия 4% хорошая, но стоимость одного лида слишком большая, в связи с этим на выходе мы получаем с вами и завышенную стоимость одного оформленного. Поэтому для меня лично данный источник не эффективен.

Кроме стоимости, привлеченного кандидата мы должны с вами уметь считать и стоимость текучести персонала. В данную стоимость необходимо включать следующие расходы:

Затраты на увольнение;

Затраты на замену (стоимость, привлеченного сотрудника);

Стоимость обучения и адаптации нового сотрудника;

Потерянная производительность.