Наталия Сергеевна Михеева
Проектное решение SAP – Контроллинг (СО)

Введение

В книге представлен типовой шаблон документа «Проектное решение по ведению основных данных контроллинга» на примере внедрения программного продукта SAP.

Шаблон документа позволит Вам не только сократить ваши трудозатраты на создание аналогичного документа, который вы можете использовать в качестве образца, но и расширит кругозор в части ведения проектной документации по направлению контроллинг на предприятиях, внедряющих программный продукт SAP.

Проектное решение – это промежуточное или окончательное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для продолжения или окончания проектирования или вариант проекта, удовлетворяющий требованиям технического задания (ТЗ) (промежуточное или конечное описание объекта проектирования).

Шаблон титульного листа проектного решения

Назначение документа

Данное проектное решение описывает процесс второго уровня «Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)» с целью реализации его в системе SAP ERP.

Данное проектное решение определяет основные данные и требования по настройке модуля «Контроллинг» КИС ФХД для ОАО «Ромашка».

Нормативные ссылки

В настоящем документе использованы нормативные ссылки на следующие документы:

Методические рекомендации по учету затрат и калькулированию фактической себестоимости в КИС ФХД на базе SAP ERP для ОАО «Ромашка»;

Положение о целевой финансовой структуре Группы «Колобок».

Термины и определения

В настоящем документе применены сокращения и обозначения, описанные в приложении №1 «Реестр терминов, определений, сокращений и обозначений проекта КИС ФХД».

Резюме для руководства

Краткое описание бизнес-процесса процесса U1 Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)

Процесс U1 «Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)» предполагает: создание, изменение, просмотр объектов Контроллинга, а также формирование и просмотр отчета по объектам Контроллинга.

Процесс U1 «Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)» включает в себя следующие подпроцессы, определяющие последовательные этапы ведения основных данных:

Все возникающие в течение периода затраты характеризуются видом затрат (ресурс, который был потрачен) и объектом сбора затрат (цель потребления ресурса).

Все объекты сбора затрат могут быть проклассифицированы следующим образом:

Объекты сбора затрат – все объекты системы SAP ERP, на которые могут быть отнесены затраты.

Объекты сбора затрат модуля Контроллинг – те объекты сбора затрат, которые относятся к области ответственности модуля Контроллинг.

Объекты калькулирования – это бизнес-термин, который выделяет те объекты Контроллинга, которые используются для формирования производственной себестоимости в части:

сбора себестоимости реализованных услуг по обычным видам деятельности (внутренние заказы);

сбора затрат и отражения выпуска складируемых материалов собственного изготовления (CО-производственные заказы для производства складируемых материалов).

Классификация показана на Рисунке 1:

Таким образом, в SAP ERP используются следующие объекты сбора затрат:

ТОРО заказы, СПП-элементы, операции сетевых графиков – объекты модулей ТОРО и Проекты;

Места возникновения затрат, внутренние заказы и СО-производственные заказы – объекты сбора затрат модуля Контроллинг.

Описание основных данных модуля Контроллинг приведено в разделе «Особенности функциональной реализации» данного проектного решения.

Организационный объем

В организационный объем проекта КИС ФХД входят:

ОАО «Ромашка»;

филиал ООО «Одуванчик» в г. Магадан

Перечень ключевых организационных изменений

В рамках данного проектного решения организационных изменений не выявлено.

Заключение об использовании стандартной функциональности SAP (Ограничения стандартной функциональности SAP)

Бизнес-часть

Организационная структура

В рамках реализации бизнес-процесса «Учет затрат» используются следующие организационные объекты системы SAP ERP:

Единица учета результатов (ЕУР): 1000 «Группа Колобок»;

Контроллинговая единица (КЕ): 1000 «Группа Колобок»;

Стандартная иерархия МВЗ: S1000 «Группа Колобок»;

Балансовая единица (БЕ): 1500 «ОАО «Ромашка»;

Места возникновения прибыли (МВП) – структурные подразделения (подробное описание и справочник МВП приведены в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01 Ведение основных данных).

Единица учета результатов – организационная единица модуля Учет результатов, используемый для анализа финансового результата деятельности группы Колобок, в частности для:

анализа выручки по всем видам деятельности компании в стоимостном и количеством выражении и затрат, связанных с их оказанием (себестоимость);

анализа прочих доходов и расходов в стоимостном выражении;

анализа информации по управленческим и коммерческим расходам, распределенным по необходимым аналитикам (например, вид деятельности, клиент, договор и т. д.).

В рамках проекта КИС ФХД создается одна Единица учета результатов: 1000 «Группа Колобок».

Контроллинговая единица – это организационная единица компании, для которой может быть осуществлен полный, законченный учет затрат. В рамках проекта КИС ФХД создается одна Контроллинговая единица: 1000 «Группа Колобок».

В иерархии Контроллинга Единица учета результатов располагается над Контроллинговой единицей. В рамках проекта КИС ФХД Единице учета результатов будет присвоена одна Контроллинговая единица.

Балансовая единица – это организационная единица модуля Финансы. БЕ является наименьшей организационной единицей внешней отчетности, в которой могут быть отражены все функции самостоятельной бухгалтерии. В рамках проекта КИС ФХД БЕ является юридическим лицом.

Стандартная иерархия МВЗ – это иерархическая структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной Контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга.

В рамках проекта КИС ФХД Места возникновения прибыли – структурные подразделения ОАО «Ромашка» (подробное описание и справочник МВП представлен в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01.0000-0 – Ведение основных данных).

Организационная структура процессов Учет затрат приведена на Рисунке 2:

Основные данные

Основными данными Контроллинга являются:

Справочник МВЗ;

Справочник видов затрат;

Справочник видов работ;

Справочник внутренних заказов;

Справочник статистических показателей;

Справочник Функциональных сфер;

Справочник СО-производственных заказов.

Описание бизнес-процесса U1 Ведение основных данных Контроллинга (объектов сбора затрат)

Выделение объектов Контроллинга в части сбора затрат осуществляется исходя из:

представления информации о затратах в разрезах, необходимых для контроля затрат подразделений общества (предприятия) для выполнения работ, оказания услуг, производства продукта;

представления информации о себестоимости продуктов и услуг;

представления информации о результатах деятельности общества (предприятия).

Процесс ведения основных данных предполагает: создание, изменение, просмотр объектов Контроллинга, а также формирование и просмотр отчета по объектам Контроллинга.

Для отражения затрат и выручки и их последующего перераспределения, на объектах Контроллинга дополнительно используются следующие данные Контроллинга:

Первичные и вторичные виды затрат;

Виды работ (Вид работ – это инструмент, предназначенный для количественного измерения выполняемых собственными силами работ и распределения затрат в Контроллинге);

Статистические показатели (базы для распределения затрат).

Существует возможность изменения присвоения организационных единиц между собой (МВЗ, БЕ). Данная возможность реализуется на основании регламентирующего внутреннего документа, устанавливающего правила и ответственность за создание и изменение организационных единиц. Ограничение на доступ к объектам Контроллинга (МВЗ, внутренним и СО-производственным заказам) производится с помощью полномочий, присвоенных пользователю в системе.

Таким образом, в SAP ERP используются следующие объекты сбора затрат:

Остальные объекты системы, относящиеся к основным данным модуля Контроллинг, приведены в таблице № 4:

Ведение справочника МВЗ (U1.01)

Место возникновения затрат (МВЗ) – Объект Контроллинга, представляющий собой организационную единицу в системе, выделенную по организационным, функциональным, пространственным критериям, однозначно определяющим место на предприятии, где возникают затраты.

Для классификации МВЗ по принадлежности к счетам «основное производство», «вспомогательное производство», «общепроизводственным, общехозяйственным и коммерческим затратам» будут использованы виды МВЗ. Затраты каждого МВЗ должны однозначно относиться либо к основному, либо к вспомогательному производству, либо к общепроизводственным, либо к общехозяйственным, либо к коммерческим затратам, что будет определяться значением вида МВЗ.

Справочник видов МВЗ представлен в пункте 6.7 данного документа.

Все места возникновения затрат при создании включены в особую иерархическую группу – стандартную иерархию МВЗ. При этом каждому МВЗ присваивается уникальный код.

Подпроцесс содержит в себе 6 шагов, определяющих последовательные этапы ведения основных данных мест возникновения затрат.

Справочник мест возникновения затрат приведен в соответствующем приложении к Методическим рекомендациям по учету затрат и калькулированию фактической себестоимости в КИС ФХД на базе SAP ERP для ОАО «Ромашка».

Определение принципов кодирования МВЗ (U1.01.10)

Общие принципы кодирования МВЗ приведены в пункте 5.7 данного документа.

Ведение стандартной иерархии МВЗ (U1.01.20)

В рамках Контроллинговой единицы создается стандартная иерархия мест возникновения затрат. При создании каждое МВЗ должно быть присвоено стандартной иерархии.

Стандартная иерархия МВЗ представляет собой отдельные МВЗ, сгруппированные по определенному принципу. Группировка МВЗ может быть многоуровневой, т.е. иерархической. В качестве объектов сбора затрат используются только конечные МВЗ. Группы МВЗ (группы стандартной иерархии) предназначены только для группировки, которая используется, например, в стандартных отчетах модуля «Контроллинг» (CO) – можно посмотреть отчет по затратам как отдельного МВЗ, так и группы (подгруппы) МВЗ.

В рамках проекта КИС ФХД используется одна стандартная иерархия МВЗ для всей Компании (в терминах системы для всей КЕ), что не исключает в дальнейшем использование прочих групп МВЗ, отличных от узлов стандартной иерархии МВЗ:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: OKEON.

Создание основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.30)

Места возникновения затрат определяются на длительный срок.

МВЗ создаются с определенным периодом действия, например с 01.01.2014 по 31.12.9999 (дата окончания может быть иной).

Ответственный за создание справочника МВЗ пользователь – администратор справочника МВЗ – создает карточку основных данных нового МВЗ.

Входящая документация: заявка на создание основных данных МВЗ

Входящая информация:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS01.

Изменение основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.40)

Ответственный за изменение справочника МВЗ пользователь – администратор справочника МВЗ – вносит необходимые изменения в основную запись МВЗ.

Входящая документация: заявка на изменение основных данных МВЗ

В основной записи МВЗ возможно изменение следующих данных:

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS02.

Просмотр основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.50)

Просмотр основных данных МВЗ осуществляется для уточнения такой информации как: срок действия, наименование МВЗ, принадлежность юридическому лицу (БЕ), ответственные лица, история изменений данных в основной записи МВЗ.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS03.

Удаление/блокировка основных данных (справочник) МВЗ (U1.01.60)

Удаление МВЗ возможно при отсутствии оборотов по данному МВЗ.

Входящая документация: заявка на блокировку основных данных МВЗ.

Бизнес-роль: Ведение основных данных модуля Контроллинг

Транзакция: KS02, KS04