Джейк Кнапп
Найди время. Как фокусироваться на Главном

Главное: тактические приемы
Выберите главное

1. Запишите Главное

Звучит банально, но в записывании своих планов есть особая, почти магическая сила. Доверенное бумаге (или компьютеру) осуществляется с большей вероятностью. Итак, хотите найти время на реализацию Главного – для начала запишите это Главное.

Пусть это станет вашим ежедневным ритуалом. Вести записи можно в любое время суток, но для большинства эффективнее всего вечер (перед отходом ко сну) и утро. ДЗ любит обдумывать Главное на завтра, готовясь лечь в постель. Джейк – между завтраком и началом работы.

Где зафиксировать Главное? Вариантов масса. Есть специальные приложения (наши рекомендации по этой части см. на сайте http://www.maketimebook.com), которые будут каждый день напоминать вам о необходимости сделать запись. Можете занести Главное к себе в календарь – без уточнения часа. Мы предпочитаем бумажные стикеры. Они повсюду продаются, легки в использовании и не требуют замены батареек или скачивания обновлений.

Можете записать Главное и больше никогда не смотреть на эти строки. А можете приклеить листок к ноутбуку, телефону, холодильнику или офисному столу – как деликатное, но постоянное напоминание о важном деле, на которое вы вознамерились сегодня выделить время.

2. Устройте День сурка («Пусть снова настанет вчера»)

Не знаете, что выбрать в качестве Главного? Можете, как Билл Мюррей в фильме «День сурка», снова оказаться во вчерашнем дне. Существует масса весомых причин повторить вчерашнее Главное.

• Если вчера вы так и не добрались до Главного, его актуальность, скорее всего, никуда не делась. Устройте повтор, чтобы использовать второй шанс.

• Если вы вчера начали делать Главное, но не закончили (или если ваше Главное – часть большого проекта), сегодня – замечательный день для того, чтобы продвинуться еще на шаг или даже замахнуться на персональный спринт (см. тактику № 7). Устройте повтор, чтобы как следует разогнаться.

• Если вы осваиваете новое умение, вам нужны повторы, чтобы закрепить навык. Устройте повтор, чтобы создать привычку.

• Если вчерашнее Главное принесло вам радость или удовлетворение, тогда, честное слово, нет ничего страшного, если вы снова займетесь этим делом! Устраивайте повторы, чтобы продлить счастливое время.

Незачем изобретать себя заново каждый день. Как только вы сумеете выявить для себя нечто важное, фокусирование на нем день за днем поможет вам прочнее укорениться в жизни, вырасти и расцвести. Звучит слащаво, однако так происходит на самом деле.

3. Расставьте жизненные приоритеты

Если вы никак не можете выбрать Главное или ощущаете, что ваши жизненные приоритеты вступили в конфликт, воспользуйтесь следующим рецептом для ранжирования.

Ингредиенты:

• 1 ручка;

• 1 листок бумаги (то и другое можно заменить приложением для заметок в вашем телефоне).

1. Составьте список «значимых областей» в вашей жизни

Это касается не только работы. Перечень может включать в себя пункты «Друзья», «Семья» или «Воспитание детей». Можно учесть в нем вашу половину, а если вы пока еще находитесь в поиске, то нелишним будет пункт «Свидания». Параллельно рабочим интересам не забудьте про всевозможные хобби (например, «Футбол» или «Рисование»). «Значимые области» могут быть как очень широкими («Работа»), так и специфичными («Добиться повышения», «Проект “Аполлон”»). Не помешает позаботиться и о здоровье, финансовом положении, личностном росте.

• Включайте в перечень только масштабные вещи. Старайтесь, чтобы в пунктах было не больше двух слов (как в заголовках первого уровня).

• Пока не расставляйте приоритеты – просто запишите все эти пункты.

• Перечислите от 3 до 10 областей. А затем…

2. Выберите самую важную область

Легко сказать! Но все-таки сделайте это. Вот кое-какие советы.

• Думайте о самом значимом для вас, а не о самом срочном.

• Определите, что потребует больше всего усилий. К примеру, физические упражнения очень важны, но, если у вас уже выработалась стойкая привычка их делать, переключите внимание на другую область.

• Следуйте зову сердца. К примеру, долг велит вам поставить «Работу» перед «Уроками игры на скрипке». Но вы вправе сделать скрипку основным приоритетом, если по-настоящему этого хотите. И нечего стесняться!

• Не относитесь к списку чересчур серьезно – это не заветы, высеченные в камне. Вы всегда можете составить новый рейтинг – через месяц, на следующей неделе, да хоть завтра! Или сегодня же днем.

• Как только вы сумели выбрать самую важную для вас область…

3. Выберите вторую по важности, потом – третью, четвертую и пятую

4. Перепишите ваш перечень, расставив пункты по приоритетности

5. Обведите первый пункт

Делайте реализацию приоритета номер один своей фокусной точкой всегда, когда только возможно. Жирный прямоугольник или овал усиливает эту приоритетность: есть нечто символичное в том, что вы воплощаете свое решение на бумаге (или на экране телефона).

6. Используйте этот список при выборе Главного

Всюду носите его с собой, чтобы постоянно напоминать себе об основном приоритете и решать, на какое из двух возможных занятий потратить силы (когда нет однозначной уверенности).

Джейк

Поделюсь кое-какими собственными списками. Вот один – составленный в августе 2017-го:

1. Семья.

2. Писать «Найди время».

3. Писать роман.

4. Консультации, мастер-классы.

Месяц спустя, в сентябре, я перетасовал пункты:

1. Писать «Найди время».

2. Семья.

3. Консультации, мастер-классы.

4. Писать роман.

Да, я отодвинул семью на второе место. Ну не мерзавец ли? Но я знал, что мне нужно «поддать газу» в работе над книгой «Найди время», чтобы мы могли добить рукопись до того, как в октябре ДЗ поплывет под парусом в Мексику. К тому же близким я тоже уделял внимание: целое лето мы проводили время с детьми, путешествовали и выработали отличные установки по умолчанию на совместный отдых. Сдвиг семьи на вторую позицию не означал, что я буду ее игнорировать. Он лишь служил честным признанием самому себе, на чем сейчас необходимо сосредоточиться.

4. Объедините мелочи

Иногда трудно фокусироваться на Главном, зная, что при этом у вас накапливаются десятки не-Главных задач. У нас такая же проблема. Например, для ДЗ сегодня Главное – закончить черновик описания обсуждаемой нами сейчас тактики, однако ему еще нужно разобраться с непрочитанными письмами (на прошлой неделе он уезжал, поэтому набралось много почты) и кое-кому перезвонить.

К счастью, у нас есть решение. Увязывайте мелкие задачи воедино и используйте групповую обработку, чтобы расправится с ними в один присест. В какой-то день это и будет ваше Главное. Так, ДЗ целиком посвятит вторник или среду обработке писем и деловым звонкам.

Эти нудные мелочи могут показаться неподходящим материалом для Главного – кому хочется специально выделять время для ответа на письма! Но расправившись наконец одним махом с накопившимися делами, вы испытаете неожиданно сильное удовлетворение – гораздо более сильное по сравнению с тем, как если бы выполняли эту рутинную задачу маленькими порциями в течение нескольких дней.

Только не совершайте этот подвиг каждый день! Применяйте данную тактику от случая к случаю. Благодаря ей вы спокойно можете фокусироваться на Главном и игнорировать мелкие, несрочные задания, позволяя им накапливаться, – чтобы потом расправиться с ними в один присест.

Битва тактик: списки текущих дел

Помните: не все тактически приемы подходят каждому. Нас это тоже касается. Иногда мы не соглашаемся друг с другом насчет эффективности той или иной тактики. К примеру, отчего я испытал прилив энергии – потому ли, что принял дозу кофеина и после этого вздремнул (тактика № 72), или просто потому, что вздремнул, а кофеин тут ни при чем? Иногда наши объективные результаты очень разнятся. В таких случаях мы не будем искать компромисс, а представим на ваш суд обе точки зрения. Поэкспериментируйте и решите, на чьей вы стороне.

Впрочем, в одном мы полностью сходимся – в нетерпимости к спискам повседневных дел. Бесспорно, приятно поставить галочку напротив выполненного пункта, но мимолетная радость свершения маскирует неприглядную правду: большинство подобных списков – всего лишь реакция на чужие, а не на собственные приоритеты. Не важно, сколько заданий вы сумеете выполнить – вы никогда не сделаете все, ибо новые и новые пункты только ждут возможности занять место отмеченных вожделенной галочкой. В результате эти списки лишь усиливают гнетущее чувство «незавершенности», которого и без того хватает в современной жизни.

Вдобавок ко всему они заслоняют кое-что по-настоящему важное. Все мы подвержены этому искушению – идти по пути наименьшего сопротивления, особенно если устали, находимся в состоянии стресса или по горло заняты. Списки текущих дел в подобных случаях лишь усугубляют положение, так как в них легкие задачи перемешаны с трудными, но обязательными. Вас так и тянет отложить последние на потом, быстренько свалив с плеч вместо них одно из легких.

И все-таки списки «Что нужно сегодня сделать» – своего рода неизбежное и необходимое зло. Они позволяют фиксировать дела, не удерживая их в голове. Мы не любим их, однако вынуждены ими пользоваться. С годами каждый из нас разработал собственную методику их составления и, разумеется, считает свое решение оптимальным. Выбор за вами.

5. Составьте список «Это можно бы сделать»

ДЗ

Я справляюсь с проблемой списков дел так: разделяю две вещи – решение о том, что нужно сделать, и само выполнение. Получается список «Это можно бы сделать». Задачи в нем тихонько ждут своего часа, пока я не соберусь сделать какую-нибудь из них Главной и включить ее в свой календарь. Вот как это складывается воедино:

Вы особенно склонны выбирать путь наименьшего сопротивления, когда не планируете наперед. Но, выбирая пункт из списка «Можно бы», делая его Главным для определенного дня и внося это Главное в календарь, вы знаете, что приняли осознанное решение, и направите значительную часть своей энергии на выполнение этой задачи.

Список «Можно бы» способен помочь вам избежать рутины, этого вечного бега на месте при выполнении пунктов традиционного списка текущих дел – и в офисе, и при работе над личными проектами. В 2012 году мы с женой купили нашу первую парусную яхту. В 2016-м мы ее продали и приобрели другую. И каждый раз в нашей жизни появлялось не только само плавсредство, но и связанный с ним большой проект. Подготовка яхты к плаванию требует сотен мелких повседневных дел – от тривиальных (привинтить крючки для полотенец) до весьма ответственных (стерилизовать корабельный водопровод, чтобы его можно было бы использовать для питьевой воды). Нас бы неизбежно погребла под собой лавина мелочей, если бы не список «Можно бы». Он позволил нам сохранить организованность (и здравый рассудок) и суметь выделить время на важные задачи, вместо того чтобы тратить каждый день на мелочи.

Вот как это происходит. Перед началом очередного дня яхтенных работ мы усаживаемся перед нашим списком «Можно бы» и обсуждаем все, что могли бы сделать. Далее с помощью уже известных вам трех критериев выбора Главного – срочности, удовлетворенности и радости – мы определяем, какую работу надлежит сделать именно сегодня. А уж потом вписываем ее в календарь, стараясь как можно точнее рассчитать, сколько времени она потребует. Когда пробьет намеченный час, мы явимся на яхту с инструментами, кофе – и планом на рабочий день. Такой сознательный подход к работе помогает сосредоточиться на самом необходимом и в конце дня чувствовать глубокое удовлетворение от выполненной работы.

6. Составьте список «Основная и вспомогательная горелки»

Джейк

Я приветствую идею ДЗ насчет списка «Можно бы», но для наилучшего выбора мне нужно нечто более подробное. И я придумал другой список – «Основная и вспомогательная горелки». Он не ставит целью отслеживание мельчайших деталей каждого проекта и не поможет вам жонглировать миллионом задач. Но в том-то и фишка. Список «Две горелки» намеренно небольшой. Его размер вынуждает вас признать, что вы просто не в состоянии набрасываться на каждый проект или задачу, которые вам подвернутся. Подобно времени и умственной энергии, список «Две горелки» ограничен. Он вынуждает вас говорить «нет», когда это необходимо, и сохранять сфокусированность на приоритете номер один. Вот как делается такой список.

1. Разчертите лист на две колонки.

Возьмите обычный чистый лист бумаги и разделите его на две равные колонки вертикальной линией. Левый столбец будет представлять вашу основную горелку, правый – вспомогательную.

2. Поместите важнейший проект на основную горелку.

Правила игры позволяют вам выбрать для этого лишь один-единственный проект, занятие или цель. Не два, не три, а всего один.

В левом верхнем углу запишите его название и подчеркните. Затем перечислите все, что необходимо сделать для выполнения этого важнейшего проекта. Учтите: сюда следует включить все задачи, которые вы сможете осуществить за ближайшие несколько дней и тем самым продвинуть проект вперед.

3. Оставьте свободное пространство на разделочном столе.

Пускай в первой колонке пока больше ничего не будет. У вас может возникнуть искушение заполнить эту пустоту всеми заданиями, какие только придут в голову. Стоп! Список «Две горелки» нацелен не на экономное расходование площади бумажного листа, а на разумное использование своих времени и энергии. Резервное пространство предназначено для вписывания заданий, относящихся к основному проекту, по мере их возникновения. Кроме того, пустое пространство чисто визуально помогает сфокусироваться на важных вещах.

4. Поместите второй по важности проект на вспомогательную горелку.

В правом верхнем углу запишите название второго по важности проекта и подчеркните его. Внизу перечислите соответствующие дела.

Идея этого подхода в том, чтобы распределять время и внимание подобно готовящейся на плите еде. Ваше внимание, что вполне естественно, в основном обращено на основную горелку. Конечно, вы помните и о второй – и иногда тянетесь к ней, чтобы помешать в кастрюле суп или перевернуть на сковороде блинчик. Но самое интересное происходит над главной горелкой.

5. Обзаведитесь кухонной раковиной.

Наконец, примерно в середине правой колонки перечислите всевозможные задания, которые необходимо выполнить, но которые при этом не вписываются ни в проект 1, ни в проект 2. Не важно, являются ли они частью проектов 3 или 4, носят ли случайный и произвольный характер – все они без особого разбора сбрасываются в раковину.

В списке «Две горелки» не хватит места на все, а значит, вам придется отказаться от второстепенных дел. В этом и смысл! Я обнаружил, что один крупный проект, один маленький проект и краткий список пестрых заданий – все, что я могу (и что мне следует!) делать одновременно. Если этот набор не умещается на одном листке, то он не уместится и в моей жизни.

Список «Две горелки» быстро сменяется новым – каждый раз, когда я вычеркиваю несколько вошедших туда дел (причем, как правило, не все). Обычно мне удается отработать его за несколько дней, а потом я составляю следующий – и так далее. Повторное составление списка – важный процесс. Он позволяет мне отбросить незаконченные дела, которые больше не имеют значения, а также заново решить, какому проекту именно сейчас место на передней горелке, а какому – на задней. Иногда приоритетное место «на плите» занимает рабочий проект, иногда – личный. Тут все подвижно, и это в порядке вещей. Принципиально, что в каждый момент времени на основной горелке может находиться лишь один проект.

Вперед, к плите! Начинайте готовить!

7. Проведите персональный спринт

Когда вы начинаете тот или иной проект, ваш мозг загружается, подобно компьютеру, – направляет необходимую информацию в оперативную память. Такая «загрузка» требует времени и совершается всякий раз при возобновлении работы.

Вот почему в рамках наших дизайнерских спринтов команды трудятся над одним проектом пять дней подряд. Информация остается в оперативной памяти человека, не пропадая за ночь, и это позволяет участникам спринта все глубже погружаться в проблему. В результате мы достигаем гораздо большего, чем если бы то же самое количество рабочих часов оказалось распределено по нескольким неделям или месяцам (благодаря такому подходу эффективность увеличивается во много раз).

Подобного рода спринт годится не только для команды. Устройте себе «персональный спринт»! Не важно, что именно вы делаете: красите стены в гостиной, учитесь жонглировать, готовите презентацию для нового клиента, – вы будете работать лучше и быстрее, занимаясь этим несколько дней подряд. Просто день за днем выбирайте одно и то же Главное (если нужно, разбейте его на стадии соответственно дням) – и пусть ваш внутренний компьютер работает без долгих перерывов.

Джейк

Я наблюдал этот эффект во время своих писательских занятий. Первый день после долгого перерыва дается тяжело. Обычно в течение него мне мало что удается, я очень расстраиваюсь и начинаю нервничать. На второй день все идет по-прежнему медленно, но я начинаю загружаться. К третьему и четвертому дню я в рабочей зоне – и стараюсь использовать все возможности, позволяющие сохранить этот импульс.