Алексей Амелин
Event-вакцина против кризиса. История спасения моего бизнеса
Кто-то сидел спокойно и наблюдал, как рушится мир, его карьера, бизнес. Кто-то рисовал себе реальные картины: нет денег, нет финансирования, жена будет злиться, детей будет нечем кормить, это точно развод. Вы никому не нужны на бирже труда, потому что скоро туда выйдут толпы профессионалов и возникнет высокая конкуренция, а вам не 20, даже не 30, и даже не 35 лет. А ваша подушка безопасности зависла на счету у подрядчиков, которые уже настроили декораций для предстоящей международной выставки. И все это так ясно нарисовалось, так чисто, что оставалось только одно – сидеть и просто смотреть, как рушится мир.
Помните фильм «Бойцовский клуб», в финале которого герои стоят и смотрят, как рушатся небоскребы. Вот примерно такое же ощущение было и у меня – как рушатся крутые проекты, которые должны были быть летом, яркие регаты, которые я должен был провести и организовать, и рушатся все мечты – финансовые и не только.
Знаете, как будто вы писали книгу и забыли сохранить. Книгу ваших желаний, вашей жизни – и вдруг белый лист. И только сейчас каждый из нас может понять, что такое белый лист для него. Ведь, как я уже говорил, кризис – это не только потери, но и новые возможности.
А дальше вы узнаете, как они могут проявляться именно в вашей жизни.
1.2. Что мы можем сделать уже сейчас
Итак, нам объявили карантин, и конечно же, каждый проходил все описанные мной стадии в разное время и с разным выходом: кто-то обращался к психотерапевтам, кто-то глушил все эти стадии алкоголем, кто-то ушел в себя, начал медитировать и наслаждаться тем малым, что у него есть. Началось самовыживание.
Но, с другой стороны, #сидидома и #накарантине объединило людей.
Люди так или иначе стали ближе и дольше общаться со своими детьми и супругами. По возможности, отселили родителей, но зато стали чаще звонить и привозить им продукты или какие-то гостинцы. По моим ощущениям, люди смирились и поняли, что наша задача в это время – просто не мешать врачам, государству плавно выходить из этой ситуации.
Как только Путин объявил о первой неделе карантина, я, как обычно, лег спать. И вдруг неожиданно среди ночи супруга толкает меня и просит помочь ей создать сайт. Какой сайт, полпервого ночи!! Но тем не менее я сразу же связался с дизайнером, который в этот момент тоже, как оказалось, не спал, и в двух словах мы объяснили, что от него нужно.
Вместе мы создали сайт www.antivirus2020.ru. Сначала это был простой лендинг – яркие картинки и основная информация. Главное быстро начать! Через три дня уже красовался информационно-аналитический портал «Бизнес против коронавируса». Только через несколько недель подобные сайты стали создавать такие крупные компании как Сбербанк, Яндекс и другие. Но мы были первыми.
Зачем нам это было нужно? Чтобы справиться с тем хаосом, который творился в те дни. Наш сайт нужен был для того, чтобы каждый человек, так или иначе связанный с бизнесом, понимал, что происходит, какие поправки делает государство и что оно предлагает в качестве помощи среднему и малому бизнесу. Мы собирали всю информацию только из официальных источников, потому что в те дни стало ходить много фейков – кто-то пытался хайпануть и выкладывал непроверенную информацию. И самое главное – мы собирали различные лайфхаки от крупных компаний: как они пытаются сделать арендные каникулы, как договариваются с арендаторами, поставщиками, сотрудниками.
Это по-настоящему полезный сайт, и я действительно горжусь, что буквально за одну ночь мы первыми стартанули в помощи бизнесу.
Дальше к нам присоединилась компания РАЭК, которая модерирует и закидывает важную информацию по сей день. Помимо нее многие остальные компании также с радостью делятся информацией на сайте.
За первые две недели это было самое приятное в случившейся ситуации – каждый помогал, хотел помочь и делился всем, чем мог.
Да, было много странных историй, много паники и страха, но в большинстве случаев люди конкретно и четко рассказывали, что у них происходит, как они собираются из этого выходить и что делать дальше.
Наш сайт стал информатором, и это было очень своевременно. Тебе не надо было что-то гуглить и где-то искать, пытаться находить какие-то постановления. Сегодня этим сайтом пользуется уже огромное количество бизнесменов и простых людей, которым важна информация о том, что нас ждет дальше. Такой кол-центр для спасения бизнеса в пандемию.
Посмотрев на то, что это работает, я создал телеграм-канал «Event-вакцина против кризиса», куда скинул всю имеющуюся информацию для всех моих коллег, друзей – всех, кто был в моей записной книжке.
Мы начали делиться информацией.
Это была такая вдохновляющая обратная связь! Каждый рассказывал не только о своих проблемах, но и о том, как он с ними справляется. Этот канал стал помогать подрядчикам найти друг друга. И я думал: «Почему же я раньше не сделал этого? У меня ведь столько знакомых, почему же не объединял их раньше?» А объяснение простое. Я, как и многие ивентщики, неохотно делился подрядчиками и клиентами. Раньше, до кризиса, я считал, что мой клиент и мой подрядчик не должны знать друг друга. Но когда я начал их всех объединять, то понял, что, в принципе, все на самом деле зависит от человека, от его внутреннего состояния.
Это, знаете, как если вы пригласили фокусника на свое мероприятие, а он потом стал ходить среди ваших гостей и раздавать свои визитки. Ну, это просто означает, что он такой человек, ну и хорошо. Может быть, он и получит какой-то один заказ на свое иллюзионное шоу, но вы с ним больше работать не будете. А может, и будете.
Я, честно, всегда только рад, когда моих артистов, музыкантов приглашают уже без меня. Я понимаю, что не все могут позволить себе оплатить работу агентства, и всегда могу порекомендовать какую-то крутую группу, чтобы она выступила, например, у вас на дне рождения.
Создание телеграм-канала навело меня на мысль: а что, если реально создать такое приложение и объединить всех?
И в этот момент я получаю письмо от организаторов Форума SOLD OUT «Ивентология» о том, что они собираются провести экстренную онлайн-конференцию «Ивент-индустрия: новая реальность». Интересно! Представьте себе зал на пять тысяч человек: все ивентщики, клиенты, подрядчики знакомятся, общаются, участвуют в кофе-брейках, банкетах – как вся эта тусовка может уместиться в формате онлайн?
Мне, правда, стало интересно. Мы уже переехали всей семьей на дачу, и буквально двое суток я провел за общением на этом форуме. Я был под впечатлением – буквально на коленках ребята сделали совершенно крутую историю. Да, конечно, были какие-то шероховатости, но самое главное – они смогли объединить в этом первом эмоциональном порыве ивентщиков, клиентов, подрядчиков, артистов и менеджеров. Кто-то предложил свои технологии, кто-то бесплатно поделился тренингами, кто-то дал что-то еще – и получился хороший продукт. Ребята не только не прогорели на форуме, который должен был пройти офлайн в Питере, но даже смогли еще и заработать. Детальный кейс ребята выложили у себя на портале, очень рекомендую его посмотреть и изучить. Вот они, первые – Терешковы и Гагарины! Дальше пойдет коммерция.
Главный вывод, который прозвучал на форуме, – необходимо быстро и гибко реагировать под клиента, под те реалии, которые приходят прямо сейчас.
В те дни меня очень взбодрила эта информация.
А в качестве бонуса нам была предоставлена пошаговая инструкция организации вечеринки онлайн. И, не теряя время, я тут же организовал собственный день рождения 29 марта в Zoom, куда пригласил всех своих друзей – это получилось здорово и очень необычно. Да, конечно, это немного не те эмоции: всем хочется обняться, поцеловаться, поздравить, вручить подарок – нет химии. Но тем не менее, за отсутствием иного, эта история круто работает. Как говорится, проверено электроникой. Она оказалась той самой искоркой надежды, что не все совсем уж так плохо на сегодняшний день.
Но самое главное, что я понял в те дни: даже на расстоянии ты можешь объединить людей.
Проведение онлайн-форума «Ивентология» оказалось крутейшим проектом, который меня по-хорошему разозлил. Я начал действовать – обзванивать всех знакомых, разговаривать, спрашивать, кто как выходит из ситуации, и это положило начало созданию этой книги. Не просто про апокалипсис ивента, а именно о том, какие пути выхода у нас могут быть.
Чуть позже состоялась еще одна конференция, которую провела Национальная ассоциация организаторов мероприятий (НАОМ), под названием «Выживание-2020». Это был уже другой формат. Здесь уже проходило, скорее, общение спикеров. Вы не всегда могли задать вопрос в чате, но прекрасная Юлия Жоля, исполнительный директор НАОМ, нежно и непринужденно модерировала конференцию так, что никому не верилось, что наша индустрия в агонии, одновременно вытягивая из клиентов такие важные ответы – каким будет наше дальнейшее сотрудничество. И на выходе это оказалось также крутым проектом, который помог снять эмоциональный страх перед неизвестностью.
Ассоциация НАОМ в первые дни пандемии внесла неизгладимый вклад в диалог с государственными органами, настояв, чтобы нашу индустрию внесли в одну из самых пострадавших отраслей от кризиса коронавируса. И даже сейчас в постапокалиптические дни они работают с крупными клиентами, чтобы те пересмотрели устоявшуюся модель бизнеса о постоплате мероприятий event-агентствам.
На той знаковой конференции «ВЫЖИВАНИЕ 2020. НОВЫЕ РЕАЛИИ» 3 апреля 2020 года были представлены, в основном, клиенты, которые доносили до нас следующую мысль: «Ребята, конечно, мы вас не бросим, но главное – это наши коллеги, наши сотрудники, наш бизнес. Если вы что-то придумаете для того, чтобы наш бизнес развивался, укреплялся, и мы могли бы дальше мотивировать наших сотрудников, то с удовольствием это купим. Но не идеи, а уже готовые продукты, готовые ивент-онлайн-истории».
И, конечно же, большим прорывом и помощью ивент-сообществу стал глобальный форум «EVENT-терапия». Вот их история, реальный кейс без купюр, которым поделились ребята.
Event-терапия. История
Идея
В последнюю неделю марта в Москве еще можно было выйти на улицу без пропуска и зайти за кофе навынос в еще открытую кофейню. Роман Крученик, коммерческий директор «Ивентишес» и Володя Кравченко, директор по продажам, стояли с картонными стаканчиками и рассуждали о том, что будет с ивент-индустрией.
Практически все весенние мероприятия, которые должны были использовать мобильные приложения «Ивентишес», были отменены или перенесены. Всего пару месяцев назад всерьез обсуждался вопрос, когда будет побит рекорд в 100 мероприятий за месяц – в марте или в апреле. Теперь же вопрос стоял, будут ли в принципе хоть какие-то мероприятия. Было понятно, что единственная возможность для индустрии – переход живых событий в онлайн. Но как этот переход осуществить? Для большинства организаторов это был большой вопрос.
Немногие были готовы «в омут с головой». Например, организаторы форума «Вовлекая в культуру счастья» были готовы рискнуть.
Конференция на 2500 участников должна была состояться 20 марта, во Всемирный день счастья в Сколково, но уже в первых числах марта стали вводить запреты на массовые мероприятия. Сначала организаторы форума еще надеялись снизить численность участников и провести несколько узкопрофессиональных треков офлайн, но и эта надежда теплилась недолго. Полный запрет на проведение массовых мероприятий не оставил выбора. За неделю до открытия форум «Вовлекая в культуру счастья» поменял формат на виртуальный.
По первоначальной, докризисной, задумке мобильное приложение от «Ивентишес» должно было помогать участникам форума ориентироваться в программе и на площадке. В онлайн-режиме его роль существенно изменилась. Приложение фактически стало единственной площадкой для общения участников, нетворкинга и представления спонсоров.
«В офлайне мы могли пообниматься, потрындеть, просто подойти к любому участнику и познакомиться – у нас было общее пространство конференции. Сейчас мы этого лишены, и роль объединяющего пространства начало играть мобильное приложение с чатами, обсуждениями и возможностью написать любому участнику или спикеру», – рассказывал потом Андрей Вебер, организатор форума.
Этот «кейс» внушал нам осторожный оптимизм. Во-первых, мы увидели, что перенести офлайн-мероприятие в онлайн в короткие сроки вполне реально, хотя не все организаторы были настолько смелы, чтобы решиться на такой шаг. Во-вторых, стало понятно, что наш продукт – мобильное приложение как поддерживающая и коммуникационная среда для традиционных мероприятий – может помочь превратить видеотрансляции в полноценные конференции. Атмосфера, стиль, активный нетворкинг и тусовка единомышленников – вот то, что отличает виртуальное событие от вебинара, где главное – это кон-тент.
Мы могли помочь организаторам делать настоящие события в новом формате. Но комплексного решения для переноса офлайн-мероприятий в онлайн у нас еще не было. У команды разработки было несколько гипотез, как превратить мобильную платформу в полноценную виртуальную площадку, но все они нуждались в проверке боем.
– А что, если нам самим организовать онлайн-мероприятие? Примерить на себя шкуру организатора, самим понять, как это все должно работать, и сделать кейс, чтобы другим организаторам показать, – предложил тогда Володя.
– А еще лучше сделать мероприятие для самих ивентщиков. Чтобы мы не рассказывали, а показывали и учились вместе как делать онлайн-мероприятия, – согласился Роман. Была и еще одна важная причина – хотелось как-то морально поддержать коллег в непростой ситуации, объединить их и обсудить пути выхода из кризиса. В марте 2020 все организаторы массовых мероприятий оказались в одной лодке: всем надо было скорее осваивать цифровые «весла» и грести в одном направлении – в сторону онлайн-форматов.
Команда
Идею организовать свой «ивент для ивентщиков» в команде «Ивентишес» обсуждали уже давно. Это практически традиция: каждое уважающее себя ивент-агентство должно организовать свое мероприятие для коллег по отрасли. А мы чем хуже?
Тем более по крайней мере у части команды «Ивентишес» есть свой практический опыт организации событий. Ежегодно мы участвуем в проведении IT-Фестиваля 404 FEST на 1500 участников в Самаре – городе, где находится офис разработки компании.
Но онлайн-ивент, призванный объединить профессионалов отрасли в сложное время – это немного другой формат. Тут от организаторов ждут глубокой экспертизы рынка и ситуации в отрасли.
Мы рассказали нашу идею самой опытной и профессиональной команде организаторов отраслевых мероприятий ивент-индустрии, которую знали, – Оргкомитету Евразийского Ивент Форума (EFEA).
Дарья Островская, генеральный директор ВНИЦ R&C и председатель организационного комитета Евразийского Ивент Форума, отреагировала на предложение примерно так: мы не понимаем до конца, во что ввязываемся, но давайте пробовать. Для команды EFEA это тоже был первый опыт в онлайн-формате.
Название «Event-терапия» родилось само собой в ходе первого обсуждения. Вся индустрия тогда срочно нуждалась в групповой терапии – отмена мероприятий, которые готовились последние полгода, больно ударила по всем и не только в финансовом плане. Наше событие должно было стать тем местом, где участники рынка смогут вместе обсудить ситуацию, пути выхода, перспективы, послушать друг друга и почувствовать единение.
Формирование контента, программу, сценирование и работу со спикерами на event-терапии взяла на себя команда EFEA, команда «Ивентишес» отвечала за решение и техническую модерацию, виртуальную площадку, техподготовку спикеров к работе в онлайн, а также интерактивные форматы – опросы, конкурсы, флешмобы и т. д.
Формат
Почти сразу как начали подготовку, мы поняли – традиционный формат конференции в два дня нон-стоп – не для онлайна. Людям просто тяжело столько времени проводить в ноутбуке или смартфоне. Это с одной стороны. А с другой, – мы не были ограничены арендой физической площадки и могли растянуть мероприятие на любой срок. Так мы решили вместо двух дней сделать две недели, а в итоге получился курс «терапии» на месяц с онлайн-встречами на два – два с половиной часа несколько раз в неделю.
Такой формат оказался комфортным для участников, а еще обеспечил постоянный рост аудитории. К первой встрече 3 апреля у нас бы около 800 регистраций, а к концу месяца число участников перевалило за 2000 и продолжает расти.
Первый эфир
Первый онлайн-эфир event-терапии мы подготовили за три дня. 31 марта согласовали дату, а 3 апреля уже запустили трансляцию. Мы задавались вопросом: реально ли запустить событие за такой срок? Но выбора не было – пришлось работать в экстренном режиме. И у нас получилось! Это была быть первая, установочная и объединяющая сессия, и нам удалось собрать на ней настоящий дрим тим спикеров индустрии – первые лица практически всех профессиональных ассоциаций и объединений индустрии событий.
Модерировал сессию Сергей Селиванов, директор департамента выставочной, ярмарочной и конгрессной деятельности ТПП РФ. За виртуальным круглым столом собрались Елена Ублиева, исполнительный директор РСВЯ, Алексей Калачев, директор Национального конгресс-бюро, Андрей Торяник, член правления НАОМ (Национальной ассоциации организаторов мероприятий), Ирина Михалькова, Исполнительный директор Ассоциации бизнес-туризма, Екатерина Коляда, член правления АКМР (Ассоциации директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России), Александр Мальцев генеральный директор проекта BE IN RUSSIA.
Трансляция
Представления организаторов о том, как люди участвуют в их онлайн-конференциях, часто не соответствуют действительности. И мы тоже попали в ловушку стереотипа. Что представляется, когда речь идет о виртуальной конференции: человек с чашкой кофе перед ноутбуком. И мы так думали, но ошиблись.
Изначально мы предполагали, что участники будут смотреть эфир в web – с ноутбука или TV, а мобильное приложение будет поддерживающей средой для нетворкинга и общения.
Но мы все же добавили онлайн-трансляцию и в отдельный раздел приложения – для тех, кому удобнее смотреть с мобильного. Но тут была проблема: если участник смотрит трансляцию со смартфона, то как ему тогда пользоваться другими возможностями виртуальной площадки? Как задать вопрос или принять участие в опросе?
Наша команда срочно начала искать решение этой задачи. В итоге мы сделали сворачиваемую трансляцию в приложении в формате picture-in-picture (картинка в картинке) буквально за несколько дней и протестировали ее работу на своей конференции. Теперь участники могли спокойно перемещаться по приложению, а также пользоваться функциями телефона – трансляция не прерывалась.
Уже после первого эфира «EVENT-Терапии» мы увидели интересную закономерность. Во-первых, участники смотрели трансляцию со смартфона чаще, чем с ноутбука. И с каждым эфиром доля «мобильных» зрителей росла. Во-вторых, среди тех, кто смотрел трансляцию из приложения, было в три раза больше тех, кто досмотрел ее до конца.
Получается, что типичный участник виртуального мероприятия вовсе не человек с ноутбуком, как мы полагали, а человек со смартфоном. Он ходит по квартире, занимается своими делами и параллельно смотрит эфиры. Организаторам стоит учитывать этот момент при выборе площадки для онлайн формата.
Антиконференция
Первый эфир мы сделали за 3 дня, на подготовку следующего было еще меньше времени. По правде говоря, у нас не было готовой программы терапии на все недели вперед.
По сути, мы сделали не конференцию, а антиконференцию, где контент определяют не организаторы, а сами участники. После первого эфира мы провели опрос в приложении, прямо спросили, что им наиболее интересно и актуально прямо сейчас. По итогам опроса мы сформировали темы будущих встреч и подобрали под них экспертов. Виртуальный формат позволяет уйти от привычных процессов работы над программой и дать участникам больше возможностей влиять на контент.
Площадка
А вот гипотеза, что на онлайн-мероприятиях мобильное приложение станет площадкой для общения участников и нетворкинга, подтвердилась полностью. Статистика «EVENT-терапии» это показывает: почти 1000 постов в общих чатах, 1500 сообщений в тет-а-тет чатах, 238 вопросов спикерам. Почти 900 участников авторизовались и заполнили свой профиль в приложении.
На «EVENT-терапии» мы сделали раздел в приложении с каталогом видео прошлых трансляций и сейчас рекомендуем его всем нашим заказчикам. Во-первых, это просто удобно, когда все материалы под рукой, наличие такого раздела помогает поддерживать активность аудитории и после окончания мероприятия.
Итоги
Мы учились делать онлайн-события вместе со всей индустрией. Не отрицаем – было сложно. Работа велась в напряженном графике, на подготовку и постановку задач и поиск спикеров практически не было времени. Но у нас получилось быстро адаптироваться к рынку, понять особенности продвижения онлайн форматов и выжать максимальную пользу для участников.
Особенности онлайн-события, которые мы поняли в период «Event-терапии»:
• на продвижение онлайн-мероприятия нужно гораздо меньше времени, чем в офлайн, так как для участия нужно просто перейти по ссылке и заполнить форму регистрации;
• трансляцию нужно обязательно тестировать со всеми спикерами, а также подготовить план Б на случай, если отключится Интернет, начнет перезагружаться ноутбук или произойдет то, что в обычной жизни происходит редко, но может сломать вам все планы;
• ведущий мероприятия – это 30 % его успеха: в онлайн-формате не видно реакции зрителей, но держать внимание аудитории нужно так же, как если бы она была перед его глазами. Добавим сюда форс-мажоры, технически не подкованных спикеров – получим квинтэссенцию проблем, к которым ведущий должен подготовиться заранее;
• ваши зрители все время будут отвлекаться от трансляции: подумайте заранее, как вернуть их внимание.
Благодаря этим форумам, конференциям, онлайн-трансляциям, выступлениям спикеров и лидеров мнений нашей заболевшей индустрии был дан кислород. Мы вздохнули, ИВЛ пока не понадобился. Пока… Этот глоток воздуха помог многим компаниям постараться быстро перестроиться к новой реальности. А главное, впервые за всю историю существования, объединил всех, абсолютно всех!