Семён Колосов
Проджект-менеджер маминой подруги! Ключевые навыки для успешной карьеры в управлении проектами и менеджменте

В память о друге и единомышленнике…

Посвящается Диме Морозу.

Корректор Ирина Игнатьева

Иллюстратор Даша Щеголютина

© Семён Колосов, 2024

© Даша Щеголютина, иллюстрации, 2024

ISBN 978-5-0062-6716-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Об авторе

Прежде чем вы приступите к прочтению книги, я решил написать про свой опыт, чтобы вы могли лучше понять контекст, в котором были сформированы мои мысли и выводы.

Меня зовут Семён Колосов. Я консультант по менеджменту в IT. Помогаю фаундерам, топ-менеджменту и руководителям организовать эффективное управление стратегией, проектами, командой и бизнес-процессами на всех стадиях: от генерации идей до масштабирования. Также в качестве ментора помогаю людям менять жизнь и карьеру в лучшую сторону с помощью развития софт скиллс и менеджмента.

До этого я был операционным директором дизайн-юнита и центра экспертизы в red_mad_robot. Ещё ранее там же был в качестве менеджера проектов и руководителя проектного офиса в клиентских проектах по разработке цифровых сервисов. Среди них Сбер, Яндекс, Ростелеком, Unicredit, Ситилинк, Северсталь, Нефтьмагистраль, Zyfra и многие другие.

Также занимался разработкой и проведением стажировок и образовательных программ по пипл-менеджменту, проектным и продуктовым подходам, проблем-солвингу и управлению изменениями, мотивации и управлению командами для крупных IT-компаний.

В целом у меня 10-летний опыт управления проектами и командами в сфере цифровых продуктов, образования, консалтинга и маркетинга.

Я считаю проектное управление приоритетным навыком в современном мире, поэтому стремлюсь, чтобы каждый мог внедрить проектный подход в жизнь для достижения желаемых результатов.

Для этого я написал первую книгу «Системная жизнь» о менеджменте для жизни и работы, которая уже помогла многим людям. «Проджект-менеджер маминой подруги!» – моя вторая книга, и она уже конкретно для проджектов и руководителей. Также я веду телеграм-каналы про селф- и проектный менеджмент.

Все ссылки и контакты вы найдёте в конце книги. Подписывайтесь, буду рад любым отзывам и новым знакомствам.

Приятного чтения!

Предыстория

Внутри затерянного в городской суете психотерапевтического кабинета, заставленного пастельными оттенками и пушистыми подушками, располагался удобный кожаный диван. Кабинет был тускло освещён, вдоль стен стояли книжные полки, а за письменным столом с книгами сидела доктор Эмили Майлстоун – несколько эксцентричный психотерапевт, известный своими необычными подходами.

В кабинет ворвался директор успешной технологической компании мистер Грегори Спринтский, выглядевший растрёпанным и взволнованным. Он дышал тяжело, обливаясь потом и излучая нервозную энергию.

Доктор Майлстоун, наблюдая за этим шоу, подняла свои брови и спросила:

Доктор: Добрый день, мистер Грегори. Что привело вас сюда сегодня так срочно?

Грегори: Док, прошлой ночью мне приснился ещё один сон. Об идеальном проджект-менеджере.

Доктор: Пожалуйста, присаживайтесь и расскажите мне поподробнее.

Грегори: Ну, мне приснился проджект-менеджер, который мог бы с лёгкостью справиться с любым проектом. Он плавно и бесшумно ехал на красивом электровелосипеде по спокойной дороге, окружённой прекрасными пейзажами. Вокруг была вода, и люди были преисполнены спокойствием и гармонией. Он был организованным, адаптируемым и обладал крутыми коммуникативными навыками. У него было чувство юмора. Он знал, как заставить команду смеяться и поддерживать моральный дух даже в стрессовые моменты. Он был творческим решателем проблем, всегда придумывал инновационные решения даже самых сложных задач. И он не боялся рисковать и брать на себя ответственность.

Доктор: Я понимаю. Что вы почувствовали после этого сна?

Грегори: Воодушевление. Надежду. Но и немного тревожность. Потому что я знаю, что найти такого проджект-менеджера – всё равно что найти иголку в стоге сена. Его образ всегда со мной. Я не могу избежать его! Он всегда рядом, словно призрак, который не даёт мне покоя! Когда я заходил в свой офис утром, мне казалось, что мебель превратилась в точную копию рабочего места этого идеального проджект-менеджера. Мой стол, мой стул – всё было так, как я его представлял. Я пытался изменить обстановку, передвигал мебель, но ничего не помогало. Этот образ всегда находил меня. На встречах с сотрудниками они начинали говорить точно так, как я представлял идеального проджект-менеджера в своей голове. Они произносили фразы, которые я слышал только в своих мыслях. Даже когда я отдыхал, этот образ не покидал меня. Я видел его лицо на облаках, в огне костра на пляже, даже в звёздах на небе. Это просто сумасшествие!

Доктор: Этот идеальный проджект-менеджер сейчас с нами, в этой комнате?

Грегори: Да!

Доктор: Грегори, сейчас я скажу вам фразу, от которой вам сразу станет легче. Успокойтесь, Грегори. Теперь, когда вы спокойны, опишите его конкретнее. Что он делает? Какими навыками обладает? Каких результатов достигает? Что делает его идеальным проджект-менеджером для вас? Какой это образ?

Сеанс 1. Селф-менеджмент

Грегори начал рассказывать:

Для меня идеальный проджект-менеджер, или, как у нас принято говорить, PM, – это самостоятельная часть компании. Он достигает результата в проекте в любой понятной и непонятной ситуации. Он лидер команды, который транслирует правила работы. Задаёт вектор движения, правильное настроение, темп работы. Следит за отклонениями и корректирует направление. Он руководитель проекта, который выбирает и применяет технологию управления. Держит ситуацию под контролем, анализирует и принимает решения. Делает процесс прозрачным и информирует о принятых решениях. Организовывает целенаправленный ход работ и людей для достижения результата. Говоря простым языком – это человек, которому я озвучиваю цель или говорю: «Сделай нормально», и он делает предсказуемый результат. Без лишнего контроля я всегда уверен, что он знает, что значит «нормально», что не будет никаких сюрпризов перед дедлайном, а если условия или среда делают результат невыполнимым, то все узнают об этом заранее и PM придумает решение, как эти условия изменить. А иногда мы и сами цели не знаем. Просто хотим, чтобы он сам всё понял, разобрался и сделал. Идеальный PM не боится проблем, не ноет, умеет организовать и договориться, отвечает за качество результата и сдаёт всё вовремя.

Организованность и системность

Это база. Системный подход к задачам и решению проблем является фундаментом в работе. Неорганизованный человек не сможет организовать других. Идеальный PM эффективно планирует и организовывает своё время и рабочее пространство. Он имеет свою систему самоорганизации с любимыми инструментами от календаря до таск-менеджера. Она без изъяна, без обмана, надёжная, как пружина от дивана. Она развивается и адаптируется, чтобы никогда не тратить время на бесполезность. Это не значит, что у него полная систематизация головного мозга. Когда нужно, он может расфокусироваться или войти в креативный режим. Но системно управлять своей жизнью, временем и задачами – это маст-хэв. Про идеального PM'а всегда говорят, что он человек системный и у него всё чётко.

Пунктуальность и соблюдение договорённостей

Идеальный PM выполняет задачи в срок, не допускает опозданий, не нарушает договорённостей и обещаний. Команда и клиенты могут положиться на него, потому что он всегда держит своё слово. Когда он говорит, что будет сделано, это действительно происходит. А если он не предупредил заранее и не пришёл на встречу или не выслал документы, то случилось реально что-то серьёзное. Идеальный PM демонстрирует пример своей пунктуальности и дисциплинированности другим участникам команды. Он ставит высокие стандарты и следит за тем, чтобы все сотрудники были ответственными и соблюдали договорённости. Это помогает создать атмосферу, где каждый знает, что его работа ценится.

Работа в условиях неопределённости

Системность – не значит бюрократия и безоговорочное следование алгоритмам. Идеальный PM способен проявлять гибкость, работать в изменяющихся условиях и умеет вырабатывать решения в условиях неопределённости. Он знает, что определённость существует только в заурядных проектах. И то не всегда. Он не боится неопределённости, он знает, что проекты могут подвергаться изменениям, внезапным сдвигам и неожиданностям. Он готов хладнокровно адаптироваться к новым обстоятельствам, всеми действиями устранять неопределённость или переводить её в риски. Когда непонятно, что делать, много вводных или взаимозависимых связей, он не паникует, не теряет направление и не звонит маме в слезах. Идеальный PM проявляет творческий подход и не ограничивается традиционными методами и решениями. Особенно он умеет коммуницировать с командой и стейкхолдерами, чтобы обеспечить понимание ситуации и согласие на изменения. Неопределённость для него – это будни. Что бы ни случилось, он поменяет систему под условия, как яхтсмены при смене ветра одновременно меняют курс и положение паруса.

Ответственность и надёжность

Почти в каждой вакансии проджект-менеджера вы найдёте требование «нести ответственность». Ещё неизвестны цели, условия, команда и атмосфера, а уже говорят, что ты начнёшь работать и будешь нести ответственность. Коротко, идеальный PM – ответственный PM. Но что значит «нести ответственность»? Я очень долго думал над этим вопросом и решил, что «брать на себя ответственность» – это принимать решение и быть готовым испытать негативные эмоции, страдания и боль, если что-то пойдёт не так. Самостоятельно пережить провал, а не испугаться его в начале и бездействовать. И если с личной жизнью человека всё понятно, так как там последствия неизбежно наступят и будет больно, то откуда взяться ответственности на работе?

На работе принято считать, что «нести ответственность» – это иметь личную заинтересованность в бизнесе, в проекте, в результате и т. д. Но откуда у работника должна быть личная заинтересованность в чужом бизнесе? Придумываются культуры «позиции собственника» и создаются «общие миссии и ценности», но это не работает. Потому что владелец бизнеса, партнёр и сотрудники имеют разные цели. И работу в компании они используют для собственных целей, а не для общих. Им всё равно, что бы они там ни рассказывали на собеседовании. Интересы работников на каждом шагу противоречат интересам владельца. Владелец бизнеса рискует каждый день всем, работники не рискуют ничем. Откуда при таком раскладе могут взяться последствия, которых работник будет бояться? Нет никакой ответственности. Даже уволить сотрудника за косяк очень сложно, если он трудоустроен по закону. А даже если такой рычаг есть, то сотрудник просто сменит работу. Для кого-то и это страшно, поэтому они терпят, не решаются на перемены и ответственно делают свою работу. А кто-то делает безответственно, но пользуется непрофессионализмом или мягкостью руководства. Потратили чужие инвестиции, просидев на зарплате, а результата нет – ой, ну бывает, отправили платёж не туда – извините, наобещали космических целей и не сделали – так тут мир изменился, мы не виноваты. Ничего страшного не будет, деньги и ресурсы потрачены не сотрудника. А чем-то личным и собственным рисковать сотрудник не согласится. Почему он должен выходить из зоны комфорта за зарплату? Нет никакой ответственности, только строчка в миссии и в мечтах руководителя. Даже если владелец считает, что платит справедливо. Мы же знаем, что нам никогда не достаточно, а работаем мы как волки. Это всегда несправедливо по умолчанию.

Сотрудники не плохие, у них просто свои цели и мотивы. Так и должно быть. Это нужно признать и понять, тогда станет яснее картина, что с этим делать. Нужно просто признаться, что нет никаких предпосылок для зарождения ответственности на работе. Спуститься с бирюзовых небес и перестать навязывать ответственность. Ответственность появляется внутри. И у идеального PM'а, и у любого человека. Где бы я ни работал – от шарашкиных контор до крутых компаний, – везде были неидеальные процессы, неидеальные зарплаты и команды, но мои сотрудники всегда несли ответственность. Они могли жаловаться и быть недовольны, но меня никто никогда подводил. Они были надёжными. Их ответственность появлялась из-за нежелания подводить конкретно меня или в принципе кого-то подводить. Но в начале было желание достигнуть цели, быть преданным достижению цели и удовлетворению потребностей заинтересованных сторон, а также осуществить все необходимые меры для достижения успешного итогового результата. Именно такое отношение ценится в идеальном PM'е. Уволиться всегда проще, чем поменять отношение к работе на позицию собственника бизнеса. Но именно такая трансформация влияет на применение всех навыков идеального PM'а. Что бы он ни делал, он приложит максимум усилий, чтобы сделать результат. Я говорю об этом в начале, потому что без понимания ответственности другие навыки не имеют смысла.

Умение признать ошибки и рефлексировать

Идеальный PM знает, что никто не идеален. Каждый сильный и слабый одновременно. Поэтому он не боится признавать свои ошибки, осознавать их и извлекать уроки из прошлого опыта. Он знает, что ошибки неизбежны, и вместо того, чтобы скрывать их или отрицать, он открыто признает их наличие, а не переводит стрелки или отсиживается в Zoom без камеры. Он принимает ответственность за ошибки, ищет пути для их исправления и больше никогда не повторяет. Он может наступить на новые грабли, но никогда на старые. Я видел людей, которые до последнего будут отрицать свою ошибку и винить всех вокруг. Я видел руководителей, которым важнее найти виноватого и сделать из него козла отпущения, чем сделать выводы и поддержать команду. Поэтому не менее важно понимать культуру и стили управления в компании, чтобы не быть тем, кто просто всё берёт на себя и уничтожает свою репутацию. Идеальный PM знает, когда признавать ошибки надо публично, а когда в узком кругу команды или у себя в уме.

Сеанс 2.
Планирование

Планирование для идеального PM'а – это не просто диаграмма Ганта. Прежде всего для него это процесс. Мыслительный процесс. Планируя, он рассматривает проект целиком от анализа текущей ситуации до идеального конечного результата. Это позволяет собрать план действий, которые приведут к результату с максимальной вероятностью. То есть подписаться на такой план, который невозможно не выполнить. Или на берегу понять, что нужно изменить условия или не делать проект. Вы никогда не услышите от идеального PM'а: «Да зачем планировать? Всё так быстро меняется» или «Слишком много вводных и сценариев развития событий, тут нельзя спланировать». Он рассмотрит все аспекты ситуации и приоритетные сценарии. Выберет оптимальный план действий и то, как работать с планом, чтобы адаптироваться при его реализации.

Оценка и верификация

В идеальном мире идеальный PM участвует в продажах, готовит оценку проекта и коммерческое предложение, которое не оставляет шансов клиенту. Он учитывает все факторы, связанные с проектом, и создаёт точные оценки, которые помогают в планировании и принятии решений. В реальном мире оценка работ может достаться PM'у от отдела продаж, другого PM'а и т. п. Проект может быть новым, непонятным или иметь специфические требования. В таком случае я хочу, чтобы PM умел готовить детальную оценку. Верифицировал функционал, стоимость и команду, учитывал риски и не перезакладывался попусту. А если нет опыта, то мог организовать оценку по методологиям или с помощью других членов команды и экспертов, которые позволяют сделать реалистичную оценку в разных сценариях, выделить допущения и ограничения. Думаю, отклонение в 20% от первоначальной оценки допустимо, но всё же хочется, чтобы всё было идеально. Часто начинающие проджект-менеджеры не могут понять, что оценивать, так как непонятен объём или много вводных. Идеальный PM в такой ситуации фиксирует границы проекта сам и описывает ограничения. В его оценке всегда понятно, какой объём или результат оценён, что может повлиять на оценку и что нужно уточнить для более детальной оценки.

Целеполагание

Идеальный PM знает, что цели должны быть настоящими и понятными, а потом уже SMART и другие инструменты, которые помогают органично двигаться к цели и пересматривать их при необходимости. Настоящие цели – значит реально приводящие к нужному результату самым коротким путём. Я часто вижу, как начинающие проджект-менеджеры отлично формулируют цели по фреймворку, но не могут объяснить, почему именно это наша цель. Или из-за неуверенности составляют большой список целей и не могут расставить приоритеты. Особенно если правильная цель амбициозная и градус ответственности повышается. Идеальный PM не ставит цели типа «за всё хорошее и против всего плохого» или «потому что так сказали». Он знает, как отличить фейковые цели от настоящих и донести это команде на понятном языке. Более того, он старается, чтобы своих целей в проекте достигли все стороны: клиент, компания и все члены команды. Поэтому может организовать коммуникацию и найти подход, чтобы помочь сформулировать цели каждой из сторон проекта. Само собой, это гибкий процесс, и цели не высекаются на камне. Не забываем, в какое время мы живём.

Горизонты планирования

Так как большая цель разбивается на цепочку из целей поменьше, то появляется кратко-, средне- и долгосрочное планирование. Наш красавчик PM живёт и процветает в этих горизонтах. Он эффективно осуществляет краткосрочное планирование на основании среднесрочных планов. Все понимают план на неделю и на день, а также поддерживают план проекта в актуальном состоянии. Он грамотно ведёт среднесрочное планирование, правильно оценивает риски и сроки. Информирует команду о ключевых вехах и среднесрочных планах проекта. Он может спланировать долгосрочный план проекта. Для длительных проектов он использует метод «набегающей волны», когда на ближайший период план максимально детальный, а дальше достаточно верхнеуровневый. Даже если это реализация нового проекта с нуля и нужен долгосрочный роадмап. Проработкой планов он занимается без фанатизма. Глубина и детализация плана всегда прямо пропорциональны непонятности и сложности. Такой навык – хорошее основание для стратегического мышления, которое очень пригодится для развития карьеры.

Иерархическая структура работ

Сложные планы проектов идеальный PM раскладывает на более мелкие, управляемые элементы, что облегчает планирование, распределение ресурсов и контроль за выполнением задач. Иерархическая структура работ (ИСР) или WBS (Work Breakdown Structure) – это организация задач и активностей проекта в виде иерархии, где каждая более крупная задача делится на более мелкие подзадачи и действия. Эта структура предоставляет ясное представление о порядке выполнения работ, их взаимосвязях и зависимостях. Смысл в том, чтобы разбивать проект на подзадачи до достижения уровня, на котором каждая подзадача становится управляемой. Идеальный PM не дробит весь проект до самых мелких задач по инструкции. Он использует самый эффективный в мире инструмент – здравый смысл. Если декомпозиция покрывает весь проект, имеет чёткую иерархию, взаимосвязи логичны и понятны всей команде, то дальше детализировать не надо. Как всегда, всё зависит от команды и от сложности проекта. В первую очередь ИСР делается, чтобы получить ясность планирования. Так на старте можно заметить неочевидные риски, актуализировать нужные ресурсы и слепые зоны проекта.

Управление рисками

Кредо идеального PM'а – риски нельзя устранить, но ими можно управлять. Он не боится рисков. Он оценивает вероятность рисков и эффект от последствий, приоритезирует их и вносит их отработку в план. Короче говоря, вовремя идентифицирует, планирует, минимизирует или устраняет риски на проекте. Не давая шанса когнитивным искажениям. Круче не тот, кто заранее видит больше рисков, а тот, кто видит самые разрушительные риски, на которые он может повлиять. Чем больше амбиции, тем больше риски. Это напрямую влияет на ответственность. Поэтому очень важно сфокусированно с рисками работать. Иначе можно такого напридумывать, что можно и проект не начать. Работа с рисками – один из фундаментов планирования. У идеального PM'а большой опыт и насмотренность. Поэтому в голове полно кейсов с самыми распространёнными рисками и стратегиями реагирования на них. Если своих кейсов не хватает, то всегда можно найти тех, у кого они есть. Они могут подкинуть новых рисков и помочь с оценкой текущих. Главное – трезво добавлять их в матрицу рисков, а не подлить масла в огонь тревожности. В любой коммуникации идеальный PM всегда использует слово «риски» вместе с предложением, что с ними можно сделать. Иногда нужно рискнуть, но если риск сработает, то важно получить опыт, а не тотальное фиаско и психологическую травму.